Em um arquivo, há dois níveis de informação: a informação contida no documento de arquivo, isoladamente, e a contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou.

O gerenciamento da informação é a articulação dos vários recursos informacionais da organização a partir da metodologia arquivística.

O fundo aberto é um conjunto documental que continua a receber registros documentais, como, por exemplo, os arquivos de uma secretaria municipal em atividade.

Os documentos do gênero cartográfico podem aparecer em dimensões e rotações variáveis.

Documentos do gênero iconográfico são aqueles que contêm imagens estáticas e cujo suporte é sintético, em papel emulsionado ou não.

A teoria dos fundos baseia-se na idéia de que os documentos devem refletir ou retratar as atividades-fim da organização.

A história se faz com documentos que nasceram para ser históricos.

O arquivo é um órgão receptor, no qual se recolhe naturalmente o que produz a administração pública ou privada à qual serve, diferentemente da biblioteca, que é um órgão colecionador.

Os documentos de arquivo podem-se apresentar por meio manuscrito, impresso ou audiovisual.

O suporte sobre o qual o documento está constituído é o que determina sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu.