Definido o fim da permanência do documento no arquivo corrente, ele deve ser transferido ao arquivo permanente.

Os arquivos correntes podem ser sistematizados de maneira centralizada ou descentralizada.

Os documentos correntes são aqueles com baixa freqüência de uso, mas conservados devido ao seu alto valor primário.

Independentemente das circunstâncias constitucionais, legais, administrativas e históricas, há determinadas funções que necessitam da intervenção da instituição arquivística, tais como: inspeção de documentos correntes e intermediários das administrações públicas, avaliação de documentos e recolhimento de documentos aos arquivos públicos.

A gestão dos documentos vitais não faz parte do programa de gestão de documentos, mas do programa de difusão.

O fato de o conceito de gestão de documentos ter surgido nos Estados Unidos da América pode ser explicado pela herança multicultural norte-americana, pelo crescimento geométrico do volume documental e pelo progresso tecnológico e econômico daquele país.

Como a criação de documentos é de responsabilidade de cada órgão governamental, a instituição arquivística não deve envolver-se na preparação e implementação de regulamentos referentes à criação e manutenção dos documentos dentro dos órgãos.

Um dos níveis de aplicação de programas de gestão de documentos é o máximo, que inclui a adoção de programas básicos para elaboração e gestão de formulários, a elaboração de sistemas de arquivos correntes, a gestão de correspondência etc.

A fase de destinação do programa de gestão de documentos compreende a identificação e a descrição das séries documentais, o estabelecimento de programas de avaliação e destinação de documentos, o arquivamento intermediário e a eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições arquivísticas.

A implementação da gestão de documentos depende muito mais da relação do arquivista com o historiador do que com o administrador.