A proposta de quatro idades documentais, formulada pelo italiano Elio Lodolini, é, na verdade, o desdobramento da idade intermediária em dois momentos: os arquivos de depósito e os pré-arquivos.

Após o cumprimento do prazo de guarda no arquivo intermediário, a totalidade dos documentos deve ser transferida ao arquivo permanente.

Os arquivos intermediários são uma extensão do arquivo corrente, isto é, são constituídos por documentos ainda com valor primário.

A unidade protocolizadora é a unidade básica de notação, armazenamento e descrição de documentos.

A movimentação de documentos, também conhecida como tramitação, pode ser definida como o curso do documento desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa.

A atividade de distribuição consiste na passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo intermediário.

Os documentos particulares recebidos pelo protocolo de um órgão público ou de uma empresa não devem ser registrados nem classificados, mas apenas remetidos aos destinatários.

Nos órgãos públicos, o protocolo é responsável pelo registro, pela expedição dos documentos e pela abertura de processos.

Os documentos são mantidos no arquivo corrente por causa de seu uso funcional, administrativo e jurídico e de sua tramitação legal.

Atualmente, com o aumento da complexidade das organizações, determinados documentos nem passam mais pelos arquivos correntes.