Quando o destinatário do documento não é localizado, a unidade ou o setor deverá devolver o documento, carimbado e assinado, ao protocolo, justificando a devolução.

O protocolo deverá receber todos os documentos que chegam à organização ou entidade, mas o registro, que é a reprodução dos dados do documento, destinada a controlar a movimentação e fornecer dados de suas características fundamentais, somente será feito dos processos.

O encerramento de um processo ocorre quando há o indeferimento da solicitação, o atendimento do pleito ou a expressa desistência do interessado.

O protocolo é um acervo documental que tem uma ou mais características comuns, como natureza, função ou atividade da entidade produtora, tipo, conteúdo, suporte ou data dos documentos.

O arquivo corrente de uma unidade organizacional deverá ser formado somente por documentos cujo prazo de guarda não esteja ultrapassado. Esse prazo de guarda é definido na tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

A organização de arquivos necessita do desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Entre elas, destaca-se o levantamento de dados ou diagnóstico, que proporciona um conhecimento sobre a entidade que produz e recebe os documentos a serem organizados.

Denomina-se trâmite documental toda e qualquer forma de comunicação escrita (ofício, memorando, carta, e-mail), produzida por pessoas jurídicas ou físicas, ou a elas destinada.

A documentação escrita ou textual apresenta inúmeros gêneros documentais criados para produzir determinada ação específica, tais como: cartográficos, iconográficos, sonoros, informáticos ou eletrônicos.

Os diretórios e subdiretórios existentes em um computador têm o mesmo papel das gavetas e pastas de um arquivo vertical de aço.

O arquivamento de registros eletrônicos pode ser feito em diretório da estação de trabalho do funcionário ou em um diretório da rede interna da entidade ou organização.