A instituição arquivística pública deverá atender aos seguintes requisitos para o recebimento dos documentos arquivísticos digitais: estabelecer política de preservação digital com sustentação legal; garantir a manutenção e atualização do ambiente tecnológico responsável pela preservação e acesso dos documentos arquivísticos digitais sob sua custódia.

Os microfilmes originais e os filmes cópia resultantes da microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

A microfilmagem somente é autorizada quando feita a partir de documentos em suporte de papel.

A microfilmagem deve ser adotada apenas nos documentos acumulados pela atividade-fim do órgão público ou empresa.

O volume de documentos e o longo prazo de guarda dos mesmos justificam a microfilmagem de substituição, que é aquela em que os originais em suporte de papel são eliminados.

Os documentos arquivísticos públicos a serem transferidos ou recolhidos terão seus instrumentos descritivos elaborados no Arquivo Nacional.

Os prazos de guarda e a destinação final dos documentos relativos às atividades-meio não encontrados na tabela de temporalidade, elaborada pelo Conselho Nacional de Arquivos, serão submetidos às comissões permanentes de avaliação de documentos, não sendo necessária a aprovação pelo Arquivo Nacional.

Todo órgão público deverá ter uma comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliar e selecionar a documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação.

O Arquivo Nacional, os arquivos do Poder Executivo federal, os arquivos do Poder Legislativo federal e os arquivos do Poder Judiciário federal integram o Sistema Nacional de Arquivos, bem como os arquivos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário do Distrito Federal.

Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos ou recolhidos às instituições arquivísticas públicas deverão ser acompanhados de listagem descritiva, que permita a identificação e o controle dos documentos transferidos ou recolhidos.