A legislação de interesse geral, normas de redação, recortes de periódicos sobre assuntos diversos e textos usados como exemplos provenientes de outras organizações são considerados documentos de arquivo.

Se um órgão público faz ou manda fazer um clipping — uma seleção de informações veiculadas na imprensa sobre as atividades que desenvolve —, será produzida uma informação biblioteconômica de referência e, portanto, não arquivística.

Um exemplar de cada livro publicado pela Editora da Universidade de Brasília pode ser considerado documento de arquivo e fazer parte do arquivo permanente da Universidade de Brasília (UnB).

Para que exista a ordem administrativa necessária à organização dos documentos e para que as informações possam ser utilizadas e exploradas, os arquivos devem desenvolver-se em fundos de arquivo.

O princípio da territorialidade aplicado ao plano regional difere, do ponto de vista teórico, do aplicado ao plano nacional, estando o primeiro assentado em entidades geográficas e o segundo em entidades administrativas.

O respeito ao princípio da proveniência é essencial para que os documentos de arquivo conservem a sua plena utilidade administrativa, uma vez que os documentos ativos e semiativos de um setor de trabalho formam uma entidade própria que não pode ser misturada com os documentos de um ou de vários setores de trabalho.

Pela aplicação do princípio da proveniência, considera-se o fundo de arquivo como uma entidade distinta.

A informação não orgânica é utilizada pelos setores de trabalho pelo seu valor probatório, com o objetivo de decidir, de agir e de controlar as decisões e as ações empreendidas.

A informação não orgânica existe, muitas vezes, nos setores de trabalho, mas, também, em outras unidades de informação, sob a forma de publicações, bancos de dados ou de dossiês temáticos.

As informações que emanam diretamente das funções vinculadas à missão de um órgão público ou empresa privada são consideradas orgânicas e, portanto, informações arquivísticas.