A respeito das comunicações eletrônicas, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Sempre que disponível, deve-se utilizar o recurso de confirmação de leitura; caso não seja possível, a mesma poderá ser feita por telefonema ou telegrama.

( ) Para os anexos da mensagem eletrônica, deve-se, preferencialmente utilizar o formato PDF, para que o mesmo não seja adulterado em caso de interceptação da mensagem.

( ) A mensagem eletrônica é aceita como documento original mediante certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma da Lei.

As afirmativas são, respectivamente,

Muitas vezes deparamos com situações em que devemos decidir “quem entra primeiro na linha”, quando um executivo pede que seja feita uma ligação telefônica. Como regra geral, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) No caso de ligação entre pessoas de mesmo nível hierárquico, entra primeiro na linha quem recebe a ligação.

( ) No caso de ligação entre pessoas de nível hierárquico diferentes, entra primeiro na linha quem é de nível hierárquico inferior.

( ) No caso de queda da linha, a ligação deve ser feita por quem chamou originalmente.

As afirmativas são, respectivamente,

Muitas vezes a secretária tem de organizar viagens nacionais e internacionais. Assim, ela terá de lidar com os termos técnicos usados por agências de viagens, hotéis e companhias aéreas. Os termos Boarding Pass, Checkout e Receptivo significam respectivamente:

Uma boa gestão dos processos e um controle eficaz das secretarias dependem em grande parte de o secretário manter uma rotina diária de checklist e follow up.

A esse respeito, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Ckecklist é uma detalhada lista de verificações que relaciona todas as atividades necessárias para a execução de uma tarefa.

( ) Follow up é essencialmente um técnica de acompanhamento complementar à agenda e deve ser usado pelo secretário como apoio à lista de assuntos pendentes.

( ) O checklist e o follow up devem estar relacionados um ao outro de modo a ajustar adequadamente o controle das pendências ao cumprimento dos prazos.

As afirmativas são, respectivamente,

Atualmente, no meio corporativo, é cada vez mais frequente o uso de meios eletrônicos para a troca de correspondências ou para o atendimento de clientes, público em geral, visitantes e colegas. E-mails, chats, Skype, sites, msn, Voip, etc. são, cada vez mais, ferramentas importantes no dia a dia do profissional de secretariado.

Em relação à redação de e-mails corporativos, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Use sempre a linguagem formal, ancorada na norma culta da língua portuguesa e na redação oficial.

( ) Para reduzir ao máximo o tempo que seu interlocutor gastará lendo sua mensagem, use, sempre que possível, formas abreviadas e simplificadoras de uso comum, como por exemplo: qdo, qto, d+, abs.

( ) Tente sempre escrever seus textos em letras maiúsculas pois assim você reterá melhor a atenção do correspondente; um “BOM DIA!” é muito mais eloquente que um mero “Bom dia.”

As afirmativas são, respectivamente,

Falar corretamente deve ser uma preocupação constante do profissional de secretariado. Nesse sentido, determinados vícios de linguagem devem ser evitados. Muitos desses vícios são tão frequentes em nosso dia a dia que, se não estamos atentos, podemos nos contaminar.

As opções a seguir apresentam exemplos de erros muito usuais, à exceção de uma. Assinale-a.

Em relação ao vestuário de um secretário executivo, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Vestir-se com elegância, dando prioridade a modelos sóbrios e tradicionais como blazers e tailleurs apenas quando em ambientes em que há contato com pessoas de outras organizações; no dia a dia, dentro da empresa, usar a roupa com a qual se sinta melhor.

( ) O estilo pessoal deve sempre se sobrepor; mais importante do que vestir-se de modo a se ajustar à imagem da empresa, é saber se diferenciar, mostrar-se como alguém que é único e não mais um na multidão.

( ) O modo de se vestir não tem importância, uma vez que o profissional competente é sempre valorizado; assim, o bom profissional não precisa ligar para a aparência.

As afirmativas são, respectivamente,

Sobre as ações que um secretário deve realizar no exercício de suas atividades, analise as afirmativas a seguir.

I. Identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador para a implantação de mudanças administrativas.

II. Agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação.

III. Utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferente em relação aos demais.

Assinale:

As opções a seguir apresentam deveres fundamentais de um secretário, à exceção de uma. Assinale-a.

Leia o fragmento a seguir.

“Exposição verbal para um grupo de pessoas colocadas em um mesmo plano, com conhecimento prévio do que será explanado e debatido. Suas fases são: a exposição, o debate e a conclusão, quando a coordenação, já tendo obtido a participação de todos com suas ideias e contribuições, coloca para o grupo a aprovação final.”

(Josemar Basso, cf. cit. em: MARANHO, J. A. - Manual de Organização de

Congressos e Eventos Similares, Qualitymark, 2008)

O fragmento define