Normalmente, a fase inicial de contato de um cliente com uma instituição dá-se pela recepção/atendimento. Então, o recepcionista/atendente é quem estabelece este primeiro contato e a ele cabe também causar a primeira impressão. Sabendo disso, o recepcionista/atendente ao proceder ao atendimento deve:

A postura perante o cliente ou colegas de trabalho deve sempre ser norteada pelos seguintes fatores:

Das finalidades do arquivo, pode-se destacar a guarda dos documentos que circulam na instituição, a garantia da preservação dos mesmos utilizando técnicas e acondicionamento específico e, atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento dos mesmos quando solicitado. Além destas funções principais, é possível destacar outras como:

O GED apresenta algumas desvantagens: alto custo dos equipamentos, mudança das tecnologias e risco no planejamento do sistema são alguns exemplos. Nesse sentido, o desenvolvimento e o uso do GED são mais desejáveis em:

Os negócios produzem cada vez mais documentos. Estes documentos tendem a materializar-se na forma de papel. A dificuldade de se buscar informações, a morosidade no atendimento e a falta de cuidado na guarda de registros funcionais e financeiros, bem como obrigações fiscais, não passam de falta de organização e métodos no armazenamento e recuperação de documentos (STARBIRD; VILHAUER, 1997). Para equacionar tais problemas, recentemente tem sido utilizado um conjunto de novas tecnologias conhecidas por GED, que significa:

As funções do Protocolo são extremamente importantes para uma instituição. Tais funções compreendem:

Os métodos de arquivamento correspondem à forma em que os documentos são armazenados, visando sua localização futura. Dentre os métodos de arquivamento está o método de ordem ideográfica que organiza:

Em arquivologia, "Protocolo" refere-se:

Na arquivologia, o termo "suporte" constitui a designação do meio no qual a informação é registrada. Podem ser suporte:

Em uma determinada instituição, como é determinado o método de arquivamento: