“Os objetivos de documentos de arquivo de um Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SGDA) são alcançados com o estabelecimento de sistemas de captura e controle de documentos de arquivo que sejam confiáveis, seguros, conformes, compreensivos e sistemáticos.”

(ABNT NBR ISO 30 3000, 2016, 04.)

De acordo com o exposto, analise as afirmativas a seguir.

I. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo seguros dão suporte à responsabilização e à gestão de riscos.

II. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo conformes asseguram a responsabilização, a boa governança e a gestão de riscos.

III. Os sistemas de gestão de documentos de arquivo compreensivos facilitam a eficiência e a eficácia organizacionais.

IV. Os processos de produção e a gestão de documentos de arquivo sistematizados ajudam a dirigir a organização de forma eficiente e a minimizar os riscos.

Assinale a alternativa que apresenta a quantidade de afirmativa(s) correta(s).

“Sua condição no tempo e no espaço faz com que o documento de arquivo possua a especificidade de sua produção em série, que corresponde às atividades da entidade, formando um organismo total, um corpo vivo.”

(Bellotto, 2014 – Com adaptações.)

Na citação anterior, a autora refere-se a qual princípio da arquivologia?

“A produção de documentos digitais levou à criação de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos. (...) Nesse sentido, é importante estabelecer a diferença entre sistema de informação, gestão arquivística de documentos, sistema de gestão arquivística de documentos, gerenciamento eletrônico de documentos e sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.”

De acordo com a afirmativa anterior, relacione adequadamente os tipos de sistemas informatizados de gerenciamento de documentos aos seus respectivos conceitos.

1. Sistema de gestão arquivística de documentos.

2. Gerenciamento eletrônico de documentos.

3. Sistema de informação.

4. Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.

5. Gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de tecnologias utilizadas para organização da informação não estruturada de um órgão ou entidade, que pode ser dividido nas seguintes funcionalidades: captura, gerenciamento, armazenamento e distribuição.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas, cuja interação permite a eficiência e a eficácia da gestão arquivística de documentos.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

( ) Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e proveem acesso à informação proveniente de fontes internas e externas para apoiar o desempenho das atividades de um órgão ou entidade.

( ) Conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

A sequência está correta em

Analise as afirmativas a seguir referentes à gestão de documentos.

I. A lei de arquivos trouxe uma uniformização da terminologia arquivística referente à gestão de documentos.

II. O domínio do conceito de gestão de documentos é imprescindível ao profissional de arquivo.

III. A produção, a utilização e a descrição correspondem às fases básicas da gestão de documentos.

IV. Os instrumentos de gestão de documentos garantem a preservação permanente dos documentos de valor imediato.

Estão corretas apenas as afirmativas

“Cabe portanto ao elaborador da descrição apreender, identificar, condensar e, sem distorções, apresentar todas as possibilidades de uso e aplicação da documentação por ele descrita.”

(Bellotto, 2007.)

De acordo com Bellotto, analise as afirmativas referentes à descrição de documentos.

I. A descrição de documentos ajuda na construção do plano de classificação e da tabela de temporalidade.

II. Os instrumentos de pesquisa são vitais para o processo historiográfico.

III. A destinação de documentos baseada na descrição garante a eficiência do serviço de arquivo.

IV. A descrição é uma tarefa típica dos arquivos de custódia.

Estão corretas apenas as afirmativas

“Um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições climáticas e de segurança especial.”

(Recomendações para a construção de arquivos. Rio de Janeiro, 2000. Disponível em: http://conarq.gov.br/images/publicações_textos/ recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf.)

Referente aos depósitos de arquivo, assinale a alternativa INCORRETA.

Para Gonçalves (1998), “por mais variados que sejam os documentos de arquivo costumam apresentar elementos característicos comuns”, neste contexto, “a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo” refere-se a qual característica do documento arquivístico?

(GONÇALVES, Janice. Como classificar e ordenar documentos de arquivo, 1998. p. 19.)