O catálogo tem dois tipos de formatação de seu corpus: por tipologias ou por verbetes individualizados.

A descrição de conjuntos documentais ou partes de um fundo, de maneira parcial e sumária, caracteriza o guia.

A descrição é uma tarefa típica dos arquivos permanentes, sendo desnecessária no âmbito dos arquivos intermediários, em que a freqüência de utilização secundária é quase nula.

A Norma Internacional de Descrição Arquivística, a partir da descrição multinível, modificou a ordem e a apresentação dos elementos tradicionalmente utilizados nas operações básicas de descrição.

Quando uma entidade publica os documentos de um fundo na íntegra, essa publicação é conhecida como inventário seletivo.

O processo de descrição concretiza-se com a elaboração de instrumentos de pesquisa para atender a uma finalidade mais ampla que a estrita razão funcional que motivou a geração do documento.

Para que o conjunto documental seja reconhecido como fundo de arquivo, é necessário que o sujeito acumulador (pessoa jurídica) apresente duas condições: unicidade e autenticidade.

O arranjo inicia-se, materialmente, com a transferência dos documentos aos arquivos permanentes.

O princípio da proveniência norteia a sistemática da preservação e da avaliação dos documentos.

Subfundos são quase fundos, a que, em razão do critério de autonomia financeira, não se pode atribuir o status de fundo.