Segundo Schellenberg, a avaliação surgiu da impossibilidade de se guardar tudo e da desconfiança da necessidade de se manter todos os documentos.

Em tipologias documentais relacionadas à classificação adotada pela entidade, é possível perceber o valor para guarda permanente de documentos.

Alguns autores da área defendem a avaliação que considera como itens as tipologias documentais relacionadas à classificação das informações contidas em documentos, às quais se deve apor os prazos de guarda.

O teste proposto por Schellenberg para identificação do valor informativo de documentos leva em conta a unicidade dos documentos, mas não a unicidade da informação.

O principal objetivo da avaliação é a eliminação de documentos.

A macroavaliação tem como objeto de análise as funções que as organizações desenvolvem e o contexto no qual os documentos estão inseridos.

Plano de destinação é o instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda com vistas à transferência, ao recolhimento, ao descarte ou à eliminação de documentos.

As provas que os documentos contêm acerca da organização e do funcionamento da entidade que os produziu e as informações que eles contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas e condições dessa entidade definem os aspectos principais dos valores legal e fiscal desses documentos.

Uma das principais contribuições para o desenvolvimento da função de avaliação de documentos em arquivos foi feita por Schellenberg, que considerou a existência dos valores primário e secundário de um documento.

A discussão sobre avaliação de documentos não é recente, pois desde meados do século XVIII encontram-se obras que tratam desse tema. A tendência tradicional na Inglaterra, por exemplo, era a de destruir os documentos que não apresentavam interesse do ponto de vista legal, histórico, estatístico, econômico ou oficial.