O gênero ofício é utilizado para comunicação de ordem administrativa. A sua estrutura abarca o timbre empresarial, que deve ser impresso na folha, o índice e número de ordem do documento, o local e data, o assunto, o vocativo, o texto, o fecho ou cumprimento final, a assinatura e as indicações do redator.

A linguagem formal deve ser utilizada nos atos e comunicações oficiais. O código fechado, bem como o uso de vocábulos polissêmicos, contribui para que a interpretação do conteúdo seja eficiente, pois ambos possuem ampla carga semântica, o que facilita a interpretação.

A redação comercial deve ser escrita de modo a provocar única interpretação e deve possuir algumas características, tais como: adequação ao gênero, ortografia, objetividade e polidez. Dessa forma, recomenda-se a construção do texto técnico, utilizando os períodos extensos, com elevado grau de detalhes.

A carta comercial, o memorando, o ofício e o e-mail são espécies documentais que devem ser arquivadas considerando-se as características de estruturação de cada um dos gêneros e agrupadas segundo um código de classificação e, ainda, em conjuntos recebidos e emitidos.

Conforme o CONARQ, os arquivos de primeira idade são aqueles que são, ainda, constantemente consultados. Já os arquivos intermediários compreendem documentos do ano corrente, que não são consultados com tanta frequência, mas servem de modelos ou comprovantes. Os arquivos permanentes ou de terceira idade são aqueles que, por motivos legais precisam ser preservados e arquivados por tempo indefinido.

A gestão eletrônica de documentos é uma realidade para os profissionais contemporâneos. Nesse contexto, o formato dos arquivos eletrônicos deve possibilitar a preservação do conteúdo. Oficialmente, o formato de arquivo denominado PDF/A (Portable Document Format/Archive) é considerado como formato oficial para preservação de documentos em longo prazo.

O Conselho Internacional de Arquivos (CIA), durante a 36ª sessão de Conferência Geral da UNESCO, aprovou uma Declaração Universal Sobre os Arquivos. Conforme esse documento, os arquivos registram decisões, ações e memórias, servindo, dessa forma, como fontes confiáveis de informação para ações administrativas responsáveis e transparentes.

Constitui ato de improbidade administrativa que causa lesão ao erário receber vantagem econômica de qualquer natureza, direta ou indiretamente, para omitir ato de ofício, providência ou declaração a que esteja obrigado.

O sucessor daquele que causar lesão ao patrimônio público ou se enriquecer ilicitamente está sujeito às cominações dessa lei até o limite de seus bens.

Encerrada a instrução, o interessado terá o direito de manifestar-se no prazo máximo de dez dias, salvo se outro prazo for legalmente fixado.