Em relação aos tipos de eventos e ao cerimonial, julgue, como VERDADEIRO ou FALSO, o item a seguir.

Em um evento solene, deve-se ter no roteiro a preparação de alguns ambientes, tais como: sala vip para recepção de autoridades, palestrantes e convidados especiais; sala de imprensa com internet, computador e linhas telefônicas para atender a demanda da imprensa; sala médica ou ambulatorial

O planejamento diário da rotina de trabalho é primordial para desenvolvimento do trabalho com excelência. O checklist é uma ferramenta utilizada pelos profissionais de secretaria executiva para verificação de atividades já finalizadas e projeção de atividades pendentes para o próximo dia e pode ser traduzida para o português como “acompanhamento”. A ferramenta Follow up, por sua vez, pode ser traduzida para o português como lista de verificação, sendo indicada para organização de viagens e de reuniões diversas.

Ao direcionar um e-mail institucional, alguns cuidados devem ser observados: ser claro e objetivo em relação ao assunto, revisar a ortografia antes do envio, prezar pela formalidade e objetividade da mensagem e responder as mensagens eletrônicas recebidas sem demora em demasia.

O cronograma é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que auxilia o trabalho de diversos profissionais e deve ser utilizado para o trabalho de secretaria executiva. Para ser funcional, deve ser elaborado com detalhamento de atividades e prazos para execução.

A agenda é uma ferramenta indispensável para o profissional de secretariado e deve ser utilizada de forma racional. Essa ferramenta tem a finalidade de organizar os compromissos diários, bem como anotações de informações sigilosas, tais como locais e horários de encontros/eventos de negócios e número dos principais documentos do executivo. Com o advento das novas tecnologias, a agenda de papel definitivamente não é mais utilizada dentro das organizações.

No ambiente de trabalho, o computador, o telefone, a agenda de papel e o armário com suprimentos devem estar posicionados de maneira estratégica, a fim de contribuir para o trabalho e assegurar o sigilo de informações.

O profissional de secretaria executiva do século XXI tem como característica a polivalência, atuando de maneira ativa e participativa, com conhecimentos protocolares, tradução e versão de textos em idioma estrangeiro, coleta de informações estratégicas, redação de textos técnicos, entre outras competências.

O planejamento e a organização de reuniões são essenciais para que todo o planejado aconteça da melhor forma possível. Nesse processo, ao elaborar uma apresentação oral, é preciso distribuir tópicos de forma que eles auxiliem o executivo para a progressão de ideias. Da mesma forma, a utilização de exemplos e itens de comparação é importante para orientação da fala.

O profissional de secretaria executiva do século XXI cuida do assessoramento ao executivo e também de seu branding pessoal/profissional, que envolve alto grau de autoconhecimento, pois se trata de projeção da imagem de si próprio com propósito de criar uma imagem singular, positiva.

É importante ter uma visão adequada a respeito do trânsito de pessoas, ter o cuidado de posicionar adequadamente o computador, o telefone e o armário com suprimentos, a fim de preservação das informações confidenciais e realização das tarefas com eficácia.