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O profissional de secretariado é de fundamental importância
para uma empresa. Independentemente do tamanho,
da nacionalidade, dos produtos ou serviços da organização, esse profissional terá sempre responsabilidades específicas
na sua atuação, além de ter que zelar pela sua
imagem e da empresa, bem como atentar para as questões
comportamentais. Por ser considerado também como
um dos representantes da imagem da organização, o profissional
de secretariado deve ter a capacidade de ser
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A agenda é uma poderosa ferramenta e aliada do profissional
de secretariado. Se quiser administrar bem seu tempo
e de sua chefia, precisará de muita organização e controle
para não correr riscos. Agendas manuais ou eletrônicas estão
à disposição do secretário e são consideradas
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A Comunicação Administrativa objetiva facilitar o trâmite
de informações a fim de orientar e atualizar o fluxo de
atividades dentro das empresas, ajudando na disseminação das regras e normas da organização. Essa comunicação
possui características próprias e os profissionais
de secretariado precisam conhecê-la para facilitar as relações
interpessoais e o processo de comunicação. Uma
das características dessa comunicação é o seu caráter,
prioritariamente,
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O profissional de secretariado deve conhecer as regras
do cerimonial, protocolo e etiqueta nos mais diversos
eventos organizacionais. Ao organizar um evento empresarial
em que a composição de mesa é constituída com
número ímpar de participantes, o convidado mais importante
ficará
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A publicidade e a impessoalidade são princípios fundamentais
de toda administração pública, portanto devem
igualmente nortear a elaboração dos atos e das comunicações
oficiais. A publicidade implica, necessariamente,
clareza, que deve ser a qualidade básica de todo texto
oficial. Porém, a clareza não é algo que se atinja por si
só: ela depende estritamente de outras características da
redação oficial, dentre elas,
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A diversidade de pensamentos e posições pode gerar
diversos conflitos dentro de seu departamento e o profissional
de secretariado muitas vezes precisa gerenciar
e solucionar situações de conflitos mais simples. Duas
iniciativas são importantes para solução de pequenos
conflitos internos:
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A Administração moderna e o profissional de secretariado
da atualidade precisam dominar uma das ferramentas de
trabalho na administração de tempo que é a Tríade do
Tempo – divisão de tudo que você faz em 3 esferas nas
rotinas organizacionais. São elas:
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Entre os meios de comunicação que podem ser utilizados em uma empresa está o PABX. Sobre suas características e funções, assinale as afirmativas abaixo com (V) verdadeiro e (F) falso.
( ) Entre as vantagens do uso está a função de realizar transferências de ligações internas, através de ramais, facilitando a comunicação nas empresas;
( ) Tem como finalidade facilitar exclusivamente a comunicação externa das empresas, permitindo transferências de ligações;
( ) Entre suas funções está a troca online de arquivos entre setores da empresa;
( ) Tem como uma de suas ferramentas a realização de vídeo chamada;
( ) Também conhecido como central telefônica;
( ) Necessário código de acesso para ouvir mensagens recebidas.
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Diariamente as empresas lidam com um amplo volume de informações. Para aperfeiçoar a comunicação interna é necessário analisar o seu fluxo, entre os setores. Se o fluxo da comunicação dessas informações estiver ocorrendo de forma eficiente na empresa, o conhecimento está garantido. Segundo Ramos (1997), o fluxo de informação "é influenciado pela estrutura da organização que revela o seu circuito e as relações comunicacionais". Ramos dividiu o fluxo em três padrões: ascendente, descendente e horizontal. Analise as afirmativas.
I. O fluxo de comunicação ascendente parte do subordinado para o seu superior. Tem por objetivo o fornecimento de informações inerentes a empresa e/ou proporcionar feedback aos superiores;
II. O fluxo de comunicação descendente ou vertical é definido como a comunicação de cima para baixo. Segue do superior ao subordinado. Tem a finalidade de instruir, transmitir normas, informações institucionais, procedimentos, entre outros;
III. O fluxo horizontal é considerado aquele onde a comunicação ocorre entre indivíduos do mesmo nível hierárquico.
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Para promover a troca de informações entre indivíduos, a comunicação interpessoal não depende exclusivamente da forma como a mensagem é transmitida, a compreensão é fator fundamental. A confirmação do entendimento da mensagem pode ser realizada através de um acompanhamento seguido de um retorno. Esse processo é chamado de:
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