O arquivista, no exercício de suas atividades na Prefeitura Municipal de Santa Maria de Jetibá, em situação hipotética, localiza nos fundos arquivísticos da prefeitura documentos que necessitam de restrição de acesso em razão da natureza do conteúdo. Os supostos documentos são denominados:

A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e ao local de sua guarda, havendo dois fatores que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo: agentes externos, que decorrem das condições de armazenagem e uso; e, agentes internos de deterioração, que são inerentes à própria natureza material dos documentos.

(PAES, 2009.)

Constituem-se nas principais operações de conservação:

O método de arquivamento é determinado pela natureza dos documentos que serão arquivados e pela estrutura da entidade. Na escolha de um método de arquivamento deve-se levar em consideração três premissas básicas: o sistema escolhido deve ser simples, flexível e deve admitir expansões.

(PAES, 2009, OLIVEIRA, 2011.)

É considerado um método padronizado de arquivamento:

A gestão documental possibilita a recuperação essencial dos documentos: a informação, de forma rápida, econômica, eficaz, otimizando recursos e interferindo positivamente na organização.

(PAES, 2009.)

A organização de documentos para apresentar resultados satisfatórios está diretamente relacionada a:

De acordo com a Lei nº 8.159/1991: “Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Para Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), a gestão de documentos é também uma atividade arquivística que compreende três fases: produção, utilização e destinação. Considerando o exposto, analise as afirmativas a seguir.

I. Despacho: atividade por meio da qual a autoridade competente dá continuidade a uma ação administrativa ou firma decisões, podendo ser informativos, para dar prosseguimento ao documento ou processo ou decisórios, para decisão administrativa sobre assuntos submetidos à apreciação de autoridade competente.

II. Expedição: atividade de encaminhamento de documento ou processo ao destinatário, podendo ser interno, que faz parte da própria organização, ou externo, que não faz parte do quadro da organização e o envio deverá ser feito, preferencialmente, por meio eletrônico.

III. Produção: atividade a ser executada, preferencialmente, pelos protocolos e se relaciona ao recebimento dos documentos e processos de origem externa ou de origem interna, podendo ser entregues na forma física ou na forma eletrônica.

IV. Recepção: atividade que tem origem no curso de um ato administrativo ou executivo e resultam de atividades legais ou de negócio, ou seja, refere-se ao ato de elaborar documentos em razão das atividades de um órgão ou setor para o cumprimento de sua finalidade oficial.

Está correto o que se afirma apenas em