Em um centro administrativo municipal, a almoxarife passou a integrar um novo fluxo de apoio às rotinas internas. Entre suas atribuições estão: organizar correspondências, controlar a agenda de salas de reunião, registrar a entrada de documentos, orientar visitantes, conferir materiais recebidos e encaminhar demandas para os setores competentes. Durante uma auditoria interna, observou-se que o setor apresentava atrasos nas respostas às solicitações externas, falhas no registro de protocolos e inconsistências no uso da agenda, especialmente quando havia troca de turnos.

Considerando as boas práticas das rotinas administrativas, analise as afirmativas a seguir:

I.O registro de todas as demandas recebidas, sejam presenciais, eletrônicas ou telefônicas, é fundamental para garantir rastreabilidade e evitar perda de informações, constituindo etapa central dos procedimentos administrativos.
II.A padronização dos procedimentos operacionais, como conferência de documentos, uso de formulários e registros de entrada e saída, reduz falhas humanas e assegura continuidade do serviço, especialmente quando há alternância de funcionários.
III.O controle de agendas e salas de reunião é uma atividade secundária e, por isso, não afeta diretamente a eficiência administrativa, podendo ser executada de modo informal sem prejuízos ao planejamento dos setores.

Assinale a alternativa correta:

Analise as afirmativas a seguir sobre preservação e conservação de documentos:

I.A preservação envolve o conjunto de ações contínuas e preventivas destinadas a prolongar a vida útil dos documentos, incluindo controle ambiental, monitoramento de pragas e adoção de políticas de manuseio.
II.A conservação é composta por intervenções técnicas, pontuais e corretivas, aplicadas diretamente no documento, como restauração, higienização mecânica e reparos estruturais.
III.A eliminação de documentos é uma ação típica de preservação, pois substitui a necessidade de cuidados ambientais e de conservação aplicados ao acervo.

Está correto o que se afirma em:

"A promoção da gestão de documentos desde o momento da produção é fundamental para o órgão/entidade, o Estado e a sociedade. Isso possibilita a otimização de recursos financeiros, materiais e humanos, o fácil acesso à informação, a produção e a manutenção de documentos confiáveis e autênticos, sua preservação pelo tempo necessário e a eliminação criteriosa daqueles destituídos de valor."
(BRASIL. Arquivo Nacional. Guia de gestão de documentos para os órgãos e entidades do Poder Executivo Federal. Brasília: Arquivo Nacional, 2020, p. 10.)

Com base no trecho acima, assinale a alternativa que expressa a importância da gestão e do arquivamento de documentos na administração pública.

Compreender o funcionamento do serviço de protocolo e arquivo na administração pública e privada, é essencial para que no dia a dia o fluxo de documentos ocorra de maneira correta e segura dentro da organização. Desta maneira, assinale a alternativa que representa a principal função do setor de protocolo.

Documentos oficiais são aqueles que registram atos, decisões, comunicações ou informações administrativas no âmbito da administração pública, seguindo forma e finalidade institucionais.

Com base nessa definição, assinale a alternativa que não se trata, em nenhuma hipótese, de um documento oficial:

Na MSGÁS, o gerenciamento eficiente do fluxo documental é essencial para o cumprimento das atribuições do Técnico de Processos Organizacionais, que inclui o controle da documentação para arquivo geral. O ciclo de vida dos documentos compreende fases distintas, nas quais a guarda e o acesso são diferenciados. Qual fase se caracteriza por armazenar documentos que já não são de uso corrente, mas que ainda possuem um período de guarda obrigatória ou valor probatório, exigindo um acesso menos frequente, mas ainda possível, antes de uma decisão final sobre sua destinação?

No setor de protocolo de uma organização, é fundamental garantir o correto tratamento dos documentos que circulam interna e externamente. Nesse contexto, o processo de protocolo é composto por etapas essenciais. Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta e completa das etapas do protocolo de documentos:

Um dos princípios arquivísticos para a gestão de documentos preceitua que os arquivos devem ser organizados por temas ou assuntos. Assinale a opção que apresenta a correta denominação desse princípio arquivístico.

Para as finalidades legais, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos, são denominados