A administração é vista atualmente como um processo cíclico e dinâmico que depende de funções que não são propriamente suas, como o planejamento.

Nas unidades de informação, a capacitação dos recursos humanos constitui uma necessidade constante e um excelente investimento. O programa de capacitação deve ser montado anualmente, com previsão de visitas, estágios, cursos de média e curta duração, dentro ou fora da instituição.

O sistema de gestão financeira de uma unidade de informação deve conter procedimentos para a elaboração do orçamento, a apropriação de custos, a preparação de propostas de atendimento e contratos de serviços de faturamento e cobrança.

O processo de organização e estruturação de uma unidade de informação, para que esta seja mais adequada, ágil e moderna, deve ser realizado por uma equipe com membros polivalentes, mas com algumas atribuições que reflitam certa especialização.

Fazem parte das características do planejamento estratégico de uma unidade ou sistema de informação a missão, os objetivos permanentes, os produtos e serviços, o públicoalvo, a abrangência geográfica, a tecnologia, a estratégia de crescimento e a cultura corporativa.

A organização de unidades e sistemas de informação, uma vez estabelecida, é imutável e duradoura, pois implica a sistematização e a padronização de atividades, métodos e ferramentas indispensáveis à manutenção do sistema.

O documento Sistemas Locais de Saúde (SILOS), publicado em 1993 pela Escola Nacional de Saúde Pública da Fundação Oswaldo Cruz, é uma base de dados que inclui livros, artigos de periódicos, relatórios e outros materiais brasileiros sobre o assunto.

O serviço de informação à comunidade orienta-se particularmente para as necessidades e problemas vinculados a lugar, emprego, direitos e questões de variada natureza, relacionados àqueles indivíduos e grupos que, por diversos fatores, não têm acesso a outras fontes de informação e assistência que contribuam para a satisfação dessas necessidades e para a solução de problemas a elas associados.

No processo de referência, o bibliotecário deve, por meio de entrevista com o consulente, identificar as solicitações que exigem negociação.

A expressão serviço de referência aplica-se à assistência efetivamente prestada ao usuário que necessita de informação. A expressão processo de referência, por sua vez, passou a ser empregada como a atividade em que se executa o serviço de referência e que envolve o consulente.