O emprego do pronome “vós” designa respeito pela autoridade a quem se destina a mensagem, por isso o seu emprego é obrigatório nas correspondências oficiais dirigidas a pessoas que ocupam cargos hierarquicamente superiores ao de seu emitente.

Os expedientes oficiais destinados a órgãos públicos dizem respeito a assuntos restritos a essa esfera, sendo, portanto, suficiente que sua inteligibilidade fique circunscrita às pessoas inseridas nesse meio.

Encaminhamos, para apreciação, o edital do Concurso
Nacional de Projetos Educacionais, a ser divulgado no
primeiro dia útil do mês de dezembro. (...)

O emprego do padrão culto da língua nas correspondências oficiais está associado à clareza e à impessoalidade requerida nesse tipo de texto.

Nas correspondências oficiais, a uniformidade deve estar presente tanto no texto das mensagens __ por meio do emprego correto dos pronomes de tratamento e de linguagem formal e polida __ quanto na apresentação do expediente __ por meio do tipo de letra adequado, da diagramação correta, de papel uniforme, entre outros requisitos.

Por se referirem à segunda pessoa gramatical, ou seja, à pessoa com quem se fala no discurso, os pronomes de tratamento requerem concordância na segunda pessoa, estando, portanto, de acordo com a prescrição gramatical e conforme as normas de redação de documentos oficiais o seguinte trecho: Vossa Excelência deveis incluir tais questões em vosso discurso.

A transparência e a inteligibilidade dos atos normativos são requisitos que o Brasil, como Estado de direito, deve atender em suas comunicações oficiais.

Nas comunicações oficiais, a assinatura deve conter apenas o nome do cargo e o do setor do órgão que a expede, e não o do ocupante do cargo, de modo a que se garanta o respeito ao princípio da impessoalidade, que deve nortear os expedientes oficiais.