O nível de classificação é o agrupamento de documentos que é resultado da aplicação de um princípio de classificação.

Os níveis mais altos de uma estrutura de classificação, em geral, tendem a coincidir com a estrutura organizacional do órgão.

O instrumento de classificação utilizado no arquivo intermediário não tem aplicação nos arquivos permanentes, pois os usuários nesses dois tipos de arquivo são diferentes.

A classificação, a descrição e a difusão são funções diretamente vinculadas às políticas de acesso aos documentos de arquivo.

A classificação dos documentos de arquivo é feita a partir da transferência dos documentos ao arquivo intermediário.

A classificação e a ordenação são atividades intelectuais dentro do processo de organização de documentos de arquivo, enquanto o arquivamento é uma atividade física.

Os documentos de arquivo passam necessariamente pelos arquivos intermediários antes de serem recolhidos aos arquivos permanentes.

A transferência dos documentos de arquivo do arquivo corrente para o arquivo intermediário é realizada no âmbito da função arquivística conhecida como aquisição.

Para garantir uma gestão de documentos eficiente, a orientação mais adequada é a de não misturar a criação do documento com outras funções.

A criação de documentos tem como uma de suas atividades a seleção da espécie documental mais adequada para veiculação do conteúdo informacional.