Quando se precisa elaborar um instrumento de descrição mais genérico, que contenha informações sobre todos os acervos existentes no arquivo, deve-se optar pelo guia.

O plano de destinação também pode ser reconhecido como um instrumento de descrição.

As ações educativas desenvolvidas em uma instituição arquivística ou em um setor de arquivo são tipicamente ações de difusão.

As versões mais modernas dos sistemas de protocolo não utilizam mais o campo assunto, devido aos problemas causados pela subjetividade no preenchimento desse campo.

Os documentos considerados sigilosos são recebidos pelos serviços de protocolo, mas devem ser enviados em envelope lacrado com a indicação da classificação de sigilo.

A expedição de documentos por uma empresa deve ser registrada pelo setor de protocolo da empresa.

Distribuição e tramitação são sinônimos de uma mesma atividade, que é a do controle do envio do documento ao primeiro destinatário.

O registro do documento em um serviço ou sistema de protocolo exige a identificação de metadados para possibilitar o controle e posterior acesso a esse documento.

Em geral, é necessário mensurar massas documentais acumuladas em suporte papel pelo metro cúbico para, em seguida, transformar em metro linear, unidade de medida adequada a esse tipo de suporte.

A mensuração de ampliações fotográficas é feita por unidade, pelas dimensões e pela cromia.