O diagnóstico da situação arquivística envolve, fundamentalmente, coleta de informações qualitativas sobre o acervo e a sua guarda.

A identificação, que tem sido pensada como mais uma das funções arquivísticas, resume-se à verificação dos tipos documentais existentes no acervo.

Pode-se entender as tradições administrativas de uma organização como fator de inibição para funções de gestão de documentos.

A destinação final dos documentos de arquivo, que envolve a definição da eliminação ou guarda permanente dos documentos, está prevista na fase de produção do programa de gestão de documentos.

A gestão de formulários, correspondência, informes e diretrizes, o fomento a sistemas de gestão da informação e a aplicação de tecnologias modernas a esses processos são elementos do programa de gestão de documentos e fazem parte da fase de produção.

A ausência de funções de gestão de documentos nas organizações públicas brasileiras, principalmente aquelas relacionadas à classificação, avaliação e descrição, coloca-se como um entrave para o pleno acesso à informação no país.

O nível máximo de aplicação do programa de gestão de documentos estabelece que o governo deve contar, ao menos, com programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para recolhimento ao arquivo nacional daqueles documentos de valor permanente.

De acordo com a legislação arquivística em vigor no Brasil, a Universidade de Brasília deve receber orientações do Sistema Nacional de Arquivos e não do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo.

O estabelecimento de um sistema arquivístico institucional prescinde de uma unidade político-administrativa com responsabilidade pela gestão dos documentos e dos arquivos.

O Sistema Nacional de Arquivo no Brasil, cujas versões caracterizaram-se pela centralização como modelo de configuração, começou a ser pensado desde a década de 1960, mas sua implementação ocorreu somente na década de 1990.