A forma de armazenamento dos documentos deve ser escolhida de acordo com a classificação, as possibilidades do local e dos equipamentos disponíveis e as condições de conservação existentes.

A operação que consiste em verificar a localização de documentos, o controle dos documentos faltantes e a verificação do estado de conservação é denominada inventário.

No caso do arranjo sistemático por assunto de um acervo de documentos impressos, o número de chamada é, em geral, o número da classificação acrescido de letras do nome do editor.

No arranjo numérico de um acervo de documentos impressos, a evolução da classificação resulta na reestruturação do conjunto de documentos.

Os dois tipos de arranjo mais comuns de documentos impressos em um acervo são o numérico, mais simples e econômico em termos de espaço, e o sistemático, mais complexo e que facilita o livre acesso às estantes.

Os documentos de um acervo impresso podem ser conservados na forma original, no formato reduzido (microfilme ou microficha) ou no formato informatizado (digital), em discos e fitas magnéticas, discos ópticos etc.

Entre os tipos de estratégias de busca, a busca rápida emprega o operador booleano E para recuperar apenas alguns registros, enquanto a estratégia das frações sucessivas usa os operadores booleanos E e NÃO para aumentar um conjunto grande de registros selecionados.

O conjunto de decisões e ações tomadas durante uma busca é conhecido como estratégia de busca, cujos objetivos são recuperar um número suficiente de registros relevantes, evitar que sejam recuperados registros irrelevantes, evitar recuperar um número excessivo de registros e evitar recuperar um número insignificante de registros.

Uma expressão de busca é o conjunto dos termos usados por um usuário para atender a uma necessidade de busca.

A recuperação automatizada pode ser imaginada como se envolvesse três etapas principais: aceitação de uma consulta formulada pelo usuários como insumo, comparação da consulta com os registros existentes na base de dados e apresentação ao usuários de um conjunto de registros identificados com base nessa comparação.