Para lidar com campos de tamanho variável e fixos em um mesmo registro bibliográfico, o formato MARC usa uma estrutura de arquivo, prevista na norma ISO 2709 e denominada diretório, na qual cada registro tem duas partes distintas: o líder (tamanho fixo) e o diretório (tamanho variável).

As etiquetas de parágrafos (tags), os indicadores e os subcampos são elementos presentes no formato MARC.

Os componentes básicos de um formato de intercâmbio bibliográfico são as regras para a organização dos dados em meio legível por computador, incluindo-se a estrutura do meio de armazenamento e os códigos e regras para a identificação das informações no registro.

Entre os diversos tipos de formato de registro bibliográfico, o formato de entrada, o formato interno de armazenamento e o formato de intercâmbio têm objetivos diferentes, embora mantenham compatibilidade, de forma que os dados possam ser convertidos de um para o outro.

Os formatos de intercâmbio visam facilitar o intercâmbio de registros bibliográficos automatizados entre instituições, provendo uma estrutura de registro capaz de contemplar as necessidades de uma grande variedade de sistemas de registro bibliográfico em computador.

O nível de complexidade dos procedimentos de registro do Dublin Core é equivalente ao nível dos procedimentos de registro dos formatos de catalogação bibliográfica, como o MARC 21.

O Dublin Core Metadata Initiative é um dos exemplos de uso dos metadados e, na maioria dos casos, o seu conjunto de descritores é embutido no próprio documento, mas pode estar separado.

As regras de preenchimento dos dados em um formato de metadados geralmente têm um nível de flexibilidade menor que o das regras de preenchimento de registro dos formatos de catalogação bibliográfica, como o MARC 21.

Os metadados são formas de registro que têm os mesmos objetivos dos formatos de catalogação, como o MARC, e foram criados visando ao mesmo tipo de material bibliográfico.

Em princípio, o uso de metadados exige do autor do registro conhecimentos do processo documental de catalogação.