A recuperação automatizada independe das etapas de indexação e armazenamento dos dados, que não influem na escolha da melhor estratégia para as buscas em um sistema de recuperação.

As linguagens de indexação podem ser de três tipos: controladas (os termos são extraídos de uma lista feita anteriormente), naturais (os termos são extraídos do documento indexado) ou livres (os termos apropriados são atribuídos livremente).

Linguagem de condensação é formada por termos ou códigos que podem ser usados como pontos de acesso em um índice.

Na atualização de sistemas automatizados, uma das tarefas críticas na criação de bases de dados bibliográficos é a conversão dos dados retrospectivos do sistema anterior para o novo sistema, o que envolve estudo detalhado dos formatos de registro das bases anteriores e das novas bases.

No desenvolvimento de sistemas de automação, a etapa de construção de bases de dados deve ser feita antes da especificação dos requisitos do sistema no qual as bases estão inseridas.

Na criação de um banco de dados, é importante considerar a forma de preenchimento dos campos de dados que, na área bibliográfica, muitas vezes segue padrões internacionais, como a AACR2.

Entre as estruturas de bases de dados, as listas invertidas (ou arquivos invertidos) são muito usadas em bases bibliográficas por sua rapidez de acesso aos dados e por não ocuparem espaço adicional.

Um dos elementos importantes na criação de uma base de dados bibliográfica é a escolha do formato dos registros, que deve considerar a compatibilidade com o formato padrão de intercâmbio de registro, como o Z39.50.

O projetista do aplicativo cuida do projeto da base e da modelagem de dados, deixando as questões de armazenamento físico com o sistema gerenciador de base de dados (SGBD) que, por ser orientado a dados, cuida do armazenamento e da recuperação física dos dados.

São características desejáveis em uma base de dados: a máxima duplicidade de dados, a independência de dados e a previsão de todas as inter-relações de dados.