Um dos objetivos dos metadados é tornar os recursos eletrônicos mais visíveis pelos engenhos de busca e sistemas de recuperação.

Os metadados, que significam dados sobre dados, são descrições de recursos eletrônicos.

Os serviços de notificação corrente, como o DSI, têm como objetivo principal manter os usuários a par dos progressos que ocorrem em seu campo de atuação. Entre os principais componentes desse tipo de serviço, encontram-se a base de dados, os perfis de interesses dos usuários, as notificações para os usuários, a retroalimentação para a mudança de perfis de interesse e a retroalimentação de registros da base de dados.

O surgimento dos catálogos em linha de acesso público (OPAC) e o conseqüente aumento do uso compartilhado de registros catalográficos significou tanto o compartilhamento de experiência profissional quanto a redução do trabalho de catalogação.

Na maioria dos casos, os resumos são apresentados como textos curtos que acompanham o documento principal. Entre os diversos tipos de resumos de documentos, citam-se: o resumo informativo, que explicita sumariamente o documento; o resumo indicativo, que descreve o documento de forma completa e apresenta as principais conclusões do autor; e o resumo crítico, que apresenta conclusões pessoais do autor do resumo.

A indexação é a operação pela qual os termos mais apropriados são escolhidos para descrever o conteúdo de um documento, sendo indispensável a consulta ao próprio documento, que é realizada no momento do armazenamento da informação.

São etapas da operação de classificação de um documento a determinação do assunto principal, a determinação da classe do assunto principal, a determinação dos aspectos secundários (lugar, tempo, idioma etc.), a pesquisa dos números da classe escolhida, a construção ou a seleção do número de classificação, a elaboração do número de chamada e a sua colocação no documento e a indicação do número de classificação nas fichas e em outros locais para facilitar a sua recuperação.

A descrição de conteúdo, ou catalogação, tem como objetivos conhecer o conteúdo de documentos para informar os usuários, auxiliar nas atividades de eliminação ou conservação de documentos, determinar a forma e o nível de tratamento, estabelecer categorias para armazenamento, armazenar os documentos e introduzir referências de documentos nas ferramentas para facilitar a sua recuperação, como os fichários.

A descrição bibliográfica é o conjunto de informações necessárias para descrever um documento e a referência bibliográfica é o conjunto de uma parte dessas informações.

Os formatos PDF (portable document format) e CCF (common communication format) são muito utilizados para armazenar documentos eletrônicos com texto integral, especialmente na Internet.