O desmembramento é a retirada de folhas ou peças de um processo, mediante despacho prévio da autoridade competente.

A autuação é a formação do processo. Sendo assim, os documentos que não passem por uma tramitação não devem ser autuados, tais como: convites para festividades, comunicação de posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.

Após o cadastramento do processo e(ou) documento, deve ser feito um controle das movimentações, conhecidas como tramitação, visando a sua localização física e a prestação de informações às partes interessadas.

A procedência de um documento de arquivo em um ministério refere-se à pessoa física ou jurídica a quem se relaciona o processo ou documento.

Os arquivos correntes são constituídos de documentos com grande possibilidade de uso e são consultados como ponto de partida de projetos ou para tomada de decisões.

Os arquivos correntes são formados pelos processos abertos no protocolo, enquanto os outros tipos de documentos (correspondências, relatórios, projetos, entre outros) são armazenados nos arquivos setoriais.

Na ordenação alfabética de pastas abertas por nome de personalidades, os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados após o nome completo, entre parênteses.

Na alfabetação de nomes de espanhóis, o registro é feito pelo prenome.

Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. Sendo que o método alfabético é do sistema direto.

A função primordial dos arquivos de disponibilizar as informações contidas nos documentos só acontecerá se os documentos forem corretamente avaliados.