Inventário topográfico é o instrumento de controle, freqüentemente utilizado nos depósitos intermediários, por meio do qual se tem acesso à localização física das unidades de arquivamento.

Denomina-se transferência a operação pela qual um conjunto de documentos passa de um arquivo para outro, nas diferentes fases de seu ciclo vital, de acordo com a freqüência de uso pelos setores administrativos e a identificação de seus valores primários e secundários.

Existe um código de classificação de documentos que, preestabelecido pelo CONARQ, abrange as atividades-meio comuns aos órgãos da administração pública e deve ser usado como modelo por todos os integrantes do sistema nacional de arquivos.

A organização de documentos de arquivo deve ser orientada por um plano de classificação, ou seja, por um esquema de descrição dos documentos em classes e unidades de instalação.

CONARQ, órgão vinculado ao Arquivo Nacional, tem por atribuição definir a política nacional de arquivos, exercendo o papel de órgão central do Sistema Nacional de Arquivos.

O primeiro setor administrativo citado no texto, pela descrição feita, apresenta algumas características de um arquivo corrente.

Entre as atividades realizadas pelo primeiro setor da administração pública citado no texto, algumas são funções típicas de um serviço de protocolo.

Os órgãos públicos adotam a gestão de documentos, nome dado a conjuntos de procedimentos e atividades relativas ao controle dos documentos, em todas as etapas, desde sua criação, visando-se à sua eliminação ou à guarda permanente.

A legislação arquivística brasileira, apesar de não prever a existência de um sistema de gestão documental, define e determina a existência de um sistema nacional de arquivos, em que se atenda à obrigatoriedade de criação e manutenção de arquivos em todas as estruturas administrativas públicas. Tais arquivos devem, ainda, atuar de modo articulado.

O diagnóstico de arquivos consiste em um processo de inspeção e análise do conjunto de políticas, de procedimentos e de pessoas que armazenam, processam e dão acesso à informação em um órgão ou entidade, visando estabelecer sistemas racionais e eficientes para a utilização e a manutenção das informações.