Em órgãos e entidades públicos, os agentes responsáveis pela custódia de documentos e materiais e pela segurança de áreas, instalações ou sistemas de informação de natureza sigilosa, estão sujeitos a sanções penais em caso de comprometimento de sigilo de documentos resultante de falha humana.

A legislação estabelece alguns conceitos e definições relativos à atribuição de graus de sigilo a documentos e informações, a começar pelo próprio conceito de sigilo, que é definido como proteção contra revelação não-autorizada. Alguns outros conceitos são: classificação, que é a atribuição de grau de sigilo pela autoridade competente; grau de sigilo corresponde à gradação atribuída em decorrência da natureza ou conteúdo de documentos ou informações; desclassificação, que é o cancelamento da classificação, seja por determinação da autoridade competente, seja pelo fim do prazo estabelecido para manutenção do sigilo.

Mesmo os documentos sigilosos podem ser exibidos, de modo reservado, em caso de defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal, desde que a necessidade da informação seja determinada por qualquer instância do Poder Judiciário.

A lei determina que os órgãos públicos têm a obrigação de fornecer, a qualquer cidadão que solicitar, as informações contidas em documentos de arquivo que forem do interesse particular do solicitante ou que representem interesse geral da sociedade, excetuadas aquelas consideradas sigilosas, cujo sigilo foi estabelecido porque tais informações podem afetar a segurança da sociedade e do Estado ou violar a intimidade, a honra ou a imagem de pessoas.

Nos processos de criação, transmissão e preservação de documentos em formato digital, deve-se definir claramente procedimentos e estratégias de gestão arquivística de documentos, a fim de se garantir a produção e a manutenção de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis, compreensíveis e preserváveis.

Em um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de documentos, metadados são estruturas padronizadas de informações sobre o documento (eletrônico ou não) que visam garantir sua documentabilidade e contribuir para a acessibilidade e preservação dos documentos.

Gestão documental é o conjunto de procedimentos que visam garantir mais eficiência e eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação e destinação de documentos arquivísticos correntes e intermediários de uma instituição. A gestão diz respeito, contudo, apenas aos documentos convencionais, visto que, quando é concebida como um sistema informatizado, que controla documentos eletrônicos e(ou) digitais, passa a ser chamada de sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico.

Por ser o meio digital mais estável e eficiente para o armazenamento e a recuperação de informações, os sistemas eletrônicos de informação têm sido cada vez mais utilizados, dada a sua capacidade de assegurar a preservação e o acesso às informações a longo prazo.

O arquivo público pode realizar atividades culturais, tais como palestras, debates, lançamentos de obras, exposições de documentos, comentários sobre conjuntos de documentos no próprio arquivo ou em meios de comunicação de massa e visitas escolares (alunos de ensino fundamental e médio).

Promover atividades culturais e educativas que atinjam a comunidade é a principal função do arquivo. É nesse âmbito que a atuação arquivística ganha contornos sociais, agregando-se a ela a dimensão cultural e de cidadania que justifica e alimenta sua existência.