É competência do Conselho Nacional de Arquivos o estímulo à implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário dos estados.

Os arquivos considerados de guarda permanente acumulados pelo Ministério Público do Estado do Piauí devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.

O instituto do habeas data é garantido na legislação arquivística, que assegura ao cidadão o direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivo.

Os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais assim como a gestão desses arquivos e o acesso aos documentos neles mantidos devem ser estabelecidos por legislação federal.

De acordo com o princípio da proveniência, que decorre do direito à propriedade, os documentos de um arquivo ocupam lugares determinados, devendo-se respeitar essa ordem de acondicionamento, ou, caso ela tenha sido alterada por qualquer razão, restabelecê-la.

Em caso de divisão territorial de um estado, a destinação dos arquivos públicos nele acumulados deve ser decidida de acordo com o princípio do respeito à ordem original.

Uma das características dos documentos de arquivo é sua naturalidade, ou seja, o fato de não serem coletados artificialmente, mas acumulados naturalmente em razão dos objetivos da organização.

A organicidade dos arquivos está vinculada à autenticidade dos documentos.

O fundo de arquivo do Ministério Público do Estado do Piauí origina-se da aplicação do princípio da proveniência.