A aquisição de documentos é uma função típica dos arquivos permanentes, razão por que é desnecessária a observância do princípio de respeito aos fundos para realizá-la.

A produção de documentos é uma das funções arquivísticas propostas por estudiosos canadenses, assim como a classificação, a avaliação, a descrição, a aquisição, a conservação ou preservação, e a difusão.

De acordo com a arquivística integrada, o profissional da informação deve participar da produção documental, elaborando manuais de procedimentos administrativos para orientar os produtores acerca dos tipos e suportes de documentos mais adequados a sua preservação.

A produção de documentos relaciona-se à identificação das formas mais eficazes de traduzir o sentido da informação orgânica, ou seja, de estruturá-la significativamente em um contexto funcional, sem considerar a relação entre os diferentes tipos de informação produzidos pela organização.

A expedição de documentos é controlada pelo protocolo, que deve reter os principais dados sobre a operação.

O registro de documentos, que consiste na distribuição do documento para o primeiro ponto de tramitação, deve ser feito no protocolo.

Os processos podem ser registrados em qualquer setor da organização, cabendo ao protocolo apenas a numeração das peças.

As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.

Tramitação é a passagem de documentos para o arquivo intermediário, o responsável por distribuí-los entre os setores de trabalho.

O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização.