O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o mais adequado para se conhecer a realidade arquivística do MPE/PI.

Deve-se utilizar o metro linear como unidade de medida de documentos em suporte papel.

As plantas devem ser quantificadas por unidade e por tipo.

As ampliações fotográficas devem ser quantificadas por tipo de película.

A gestão de documentos deve ser implantada em duas fases: criação e destinação de documentos.

Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, com vistas a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Em um programa de gestão de documentos, não se realizam duas funções arquivísticas: a classificação e a preservação.

O modelo norte-americano de gestão de documentos, que começou a ser formulado na década de 40 do século passado, influenciou a elaboração dos principais programas de gestão de documentos adotados, hoje, no mundo.

O programa de gestão de documentos tem por objetivo final a eliminação de todos os documentos que já não tenham valor primário.

Integram o Sistema Nacional de Arquivos os arquivos estaduais do Poder Executivo, os do Poder Legislativo e os do Poder Judiciário.