Proceder à microfilmagem de conjuntos documentais volumosos e de longa duração, como os assentamentos individuais ou dossiês funcionais, é um exemplo de aplicação adequada desse sistema de documentação.

A emulação, que consiste na geração de uma cópia de segurança do suporte, é uma técnica adequada para preservar o microfilme.

Para os documentos considerados de guarda permanente, a microfilmagem pode ser utilizada como uma maneira de preservar o original, sem eliminá-lo.

A microfilmagem justifica-se pelo uso múltiplo e simultâneo que ela permite, transformando o acesso em uma atividade rápida.

Um documento classificado como confidencial pode permanecer nessa condição até dez anos a partir da data de sua produção, podendo o prazo ser renovado por igual período.

O registro dos documentos a serem eliminados, de acordo com a legislação em vigor, é realizado a partir da preparação sucessiva dos seguintes registros escritos: inventário preliminar, listagem de eliminação, edital de eliminação de documentos e termo de eliminação de documentos.

Os documentos da atividade-meio do Ministério da Saúde serão analisados, avaliados e selecionados de acordo com os prazos estabelecidos pela sua comissão de acesso aos documentos de arquivo do órgão.

A unidade do Ministério da Saúde responsável pela coordenação das atividades de gestão de documentos é um órgão setorial do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) ao qual compete, entre outras responsabilidades, a implementação da padronização dos procedimentos técnicos relacionados a produção, classificação, registro e tramitação dos documentos.

O Ministério da Saúde pode, por necessidade administrativa, terceirizar os serviços arquivísticos, principalmente as atividades relacionadas à avaliação documental.

O Ministério da Saúde, após a emissão do edital de destinação de documentos, elimina as cópias dos documentos arquivísticos digitais transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional.