O inventário é o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma ou mais séries.

O repertório, um instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais, apresenta uma descrição sumária e não, analítica, sendo, por isso, parcial.

A finalidade do guia de arquivo é propiciar uma visão específica de cada seção documental.

No Brasil, como não há padrão ou norma para a descrição de documentos de arquivo, em geral, adota-se o modelo francês.

A concepção de fundo está estreitamente relacionada ao próprio órgão que o acumulou.

O princípio norteador da fixação de fundos de arquivos é o temático.

A operação de arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações, de acordo com critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente.

Os princípios de arranjo de arquivos dizem respeito, nessa ordem, à ordenação dos grupos de documentos, uns em relação aos outros, e ao ordenamento das peças individuais dentro dos grupos.

Os documentos de valor mediato (convênios, ajustes, acordos, balanços, atas, resoluções) são de guarda temporária.

A amostragem deve ser realizada nos conjuntos documentais selecionados para digitalização ou microfilmagem ou para guarda permanente.