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O uso adequado do aparelho telefônico, que é uma habilidade indispensável ao Secretário, envolve o conhecimento de princípios básicos, como cortesia, tranquilidade e modulação da voz, pois o uso do telefone equivale a um percentual de 70 a 90% da comunicação oral mantida com os clientes internos e externos da empresa.

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No planejamento e na organização de viagens internacionais, há necessidade de se providenciar a documentação e elaborar um roteiro daquilo que é imprescindível como por exemplo: data da viagem, quantidade de pessoas que viajarão, datas dos compromissos assumidos, nomes dos contatos, horários, passaportes e vistos, dentre outras informações.

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No mundo corporativo, as atitudes e comportamentos que envolvem o atendimento são fundamentais para um bom desempenho do Secretário e podem ser classificadas em ativas, reativas e proativas.

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O endomarketing envolve ações de marketing para o público externo, ressaltando, ao mesmo tempo, a importância do funcionário no processo produtivo e o respeito como ser humano, com suas potencialidades e dificuldades.

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No mundo da Internet, o Código de Netiqueta é uma norma específica para a comunicação com altas autoridades, para se evitar que sejam enviados e-mails com informações desnecessárias, inúteis ou piadas de mau gosto, quando dirigidas a órgãos do poder público.

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Entre os softwares imprescindíveis para a agilização do trabalho do Secretário, estão os programas de comunicação instantânea, responsáveis por grande percentual de redução de custos com a comunicação interna e externa, sendo o ICQ e o Microsoft Messenger os mais conhecidos.

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A otimização do tempo é fundamental na organização do trabalho do Secretário, visando aumentar a eficácia e, para que isso ocorra, deve-se considerar a tríade do tempo, que consiste na divisão das atividades em importância, urgência e circunstâncias.

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Um arquivo moderno, bem estruturado, é um centro atuante de informações, um instrumento de controle para a atividade administrativa, auxiliando a correta tomada de decisão, mas, para que isso aconteça, é necessário que se decida sobre o sistema de arquivamento, que pode ser direto, indireto ou semi-indireto.

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Os documentos, de acordo com o seu valor, podem ser classificados como permanentes-vitais, permanentes e temporários, e esse valor é determinado, levando-se em consideração a sua finalidade e o seu tempo de vigência, que, muitas vezes, se subordina a imperativos da lei.

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Ao redigir uma carta comercial, cuja função é informar, persuadir e solicitar informações, o Secretário deverá ter estilo próprio, devendo apresentar as ideias de um modo claro, visando, se for o caso, emocionar o leitor, mesmo que, para isso, precise ser prolixo.