A profissão secretarial no Brasil é regulamentada pela Lei nº 7.377/85, complementada pela Lei nº 9.261/96. Com base no artigo 4º da Lei nº 9.261/96, considere as seguintes atribuições do Secretário Executivo:

1. Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro.

2 Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas.

3. Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria.

4. Assessoramento indireto a executivos.

Estão corretas as atribuições apresentadas nos itens:

As reuniões são fundamentais para o bom desenvolvimento de qualquer organização e são necessárias algumas etapas para que uma reunião aconteça de forma satisfatória. Identifique a ordem correta das etapas para que a realização de uma reunião seja bem sucedida.

( ) Saber o número exato de participantes.

( ) Emitir a convocação.

( ) Marcar data, local e horário.

( ) Confirmar as presenças.

( ) Preparar o local e o material a ser utilizado durante a reunião.

( ) Ter conhecimento da pauta da reunião.

( ) Acompanhar a realização da reunião.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

É imprescindível que o profissional de Secretariado tenha pleno conhecimento sobre os tipos de evento. O evento caracterizado por agrupar especialistas de renome que expõem seus conhecimentos e suas experiências sobre assuntos dentro de um mesmo tema, com duração de um a três dias, no intuito de analisar, discutir e estudar determinado assunto sob diversos ângulos é denominado de:

A respeito da comunicação, Medeiros (1999, p. 209) afirma que, “etimologicamente, comunicação significa tornar comum, trocar opiniões, fazer saber; implica participação, interação, troca de mensagens. É um processo de participação mental das partes envolvidas. O conhecimento desse processo proporciona à secretária maior segurança e eficiência na elaboração de textos significativamente básicos à atividade da empresa”. Diante da importância da comunicação para o profissional de Secretariado, identifique as seguintes afirmativas como verdadeiras (V) ou falsas (F):

( ) Emissor é um dos elementos do processo de comunicação, sendo responsável por emitir uma mensagem para um receptor.

( ) Mesmo que a mensagem não seja compreendida pelo receptor, pode-se afirmar que a comunicação foi efetiva, pois todos os elementos do processo de comunicação foram usados, a saber: emissor, código, mensagem, canal, receptor, ruídos e feedback.

( ) Canal é o suporte material que possibilita veicular uma mensagem de um emissor a um receptor, através do espaço e do tempo.

( ) A comunicação pode ser verbal, quando utiliza as palavras através da linguagem oral ou escrita, e não verbal, quando as mensagens são transmitidas através de gestos, olhar etc.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo.

Medeiros (1999, p. 66) diz que “agenda é um livro em que se anotam compromissos, despesas, atividades, datas e horários”. Portanto, para o profissional de Secretariado Executivo no exercício de suas atividades, a utilização desse instrumento simples, porém muito importante, é fundamental para a eficácia de suas atividades. Sobre o uso da agenda, considere as seguintes afirmativas:

1. O objetivo da agenda é aumentar a eficiência, pois possibilita organizar e lembrar compromissos tanto do profissional de Secretariado como do executivo.

2. É muito importante que a agenda do profissional de Secretariado esteja rigorosamente uniforme e coerente com a agenda do executivo, isto é, identicamente anotadas.

3. Cabe ao profissional de Secretariado marcar compromissos e cancelar aqueles que não forem de interesse do executivo, bem como alterar um ou outro quando for necessário.

4. Recomenda-se não marcar compromissos com pessoas que seu executivo não gostaria de receber, bem como para véspera de uma viagem ou férias ou logo após seu retorno.

Assinale a alternativa correta.

A sociedade moderna está em constante mudança e o profissional de Secretariado executivo, inserido nessa sociedade em transformação, apresenta atualmente um novo perfil. Esse profissional muitas vezes atinge posições de comando nas empresas e cargos de chefia. Para tanto, é importante que ele desenvolva maior habilidade no trato com seus colaboradores. Tendo em vista essas considerações, assinale a alternativa que NÃO corresponde a esse novo perfil.

Para Andrade (2010, p. 182), “o sistema de comunicação de uma organização é a rede por meio da qual fluem as informações que permitem o funcionamento da estrutura de forma integrada e eficaz”. Como agente facilitador, o profissional de Secretariado é responsável pela divulgação de muitas informações. Para evitar ruídos nesse processo, o profissional deve:

Na visão de Matias (2007), a organização de eventos sempre envolve várias fases no seu planejamento. Pode-se portanto afirmar que o planejamento, a organização e execução de eventos é trabalhosa e de grande responsabilidade, pois qualquer falha poderá comprometer sua execução. Partindo desse pressuposto, para minimizar falhas e organizar as atividades, o planejamento de um evento pode ser dividido em distintas fases, às quais correspondem diversas ações que norteiam o objetivo final de um evento. A respeito do assunto, considere as seguintes afirmativas:

1. O envio de cartas informativas para os participantes é uma atividade da fase de planejamento e organização.

2. Na fase do pós-evento o tempo ideal para uma avaliação é durante a segunda semana após a realização do evento.

3. Pré-evento é a fase de detalhamento do projeto do evento, a ideia do que se pretende realizar.

4. A criação e execução do fluxograma de informações são atividades da fase de planejamento e organização.

5. Na fase de pós-evento, são necessários alguns instrumentos de controle, tais como atas de reuniões e questionários de avaliação.

Assinale a alternativa correta.

Segundo Maximiano (2006), as organizações sempre foram feitas de processos, entretanto a administração das organizações é feita por meio das áreas funcionais. No contexto da visão administrativa e funcional, encontra-se o profissional de Secretariado, que poderá atuar dentro da organização como:

Com relação à elaboração de documentos, a objetividade, clareza e concisão são aspectos do texto que caminham juntos. A falta de algum deles pode prejudicar o percurso da leitura. Ser objetivo é ir diretamente ao assunto que se deseja abordar, sem rodeios ou redundâncias. Para conseguir isso, é fundamental: