O protocolo visa, sobretudo, o registro dos documentos de arquivo que entram e saem da organização, permitindo a localização desses documentos sempre que necessário.

Os documentos de caráter particular que chegam ao protocolo de uma universidade não devem receber nenhum tipo de controle arquivístico; devem ser apenas encaminhados aos destinatários.

A Tabela de Conversão de Unidades de Arquivo, resultado do processo de avaliação, é o instrumento utilizado para definir os prazos de guarda e a destinação final dos documentos de arquivo.

O documento de arquivo, após ser classificado, precisa ser disposto em determinada sequência dentro da unidade de classificação. Essa disposição é conhecida como ordenação.

A classificação de documentos de arquivos pode ser feita com o instrumento de classificação utilizado em uma biblioteca.

O elemento que indica que um documento de arquivo foi classificado é o seu número de protocolo.

A gestão de documentos abrange a fase corrente e a intermediária dos arquivos.

Na fase corrente e na intermediária, a definição dos prazos de guarda dos documentos de arquivo é feita a partir da existência ou não dos valores primários dos documentos.

As instituições arquivísticas públicas detém o poder de autorizar a eliminação de documentos públicos.

Os documentos de arquivo produzidos em mais de um exemplar dão origem à biblioteca.