Ao final do século XVIII, a concepção moderna de museu adquiriu novos contornos, estimulados pelo progresso da especialização disciplinar tanto nas ciências quanto nas artes.

A pesquisa sobre a forma como cada peça de acervo foi originalmente adquirida e como era utilizada, ou seja, a reconstrução de sua história e sua contextualização, é aspecto da documentação da peça que justifica sua seleção para compor a coleção do museu.

A observação direta de uma peça de acervo permite obter as chamadas informações extrínsecas, ou seja, aquelas evidentes na sua superfície externa.

A documentação museológica é importante sistema de recuperação de informação que permite não só a transformação das coleções do museu em fontes de pesquisa, mas também em instrumento de transmissão de conhecimento.

Parte do processo de documentação, o sistema de numeração permite o controle quantitativo das coleções e dos desdobramentos que possam existir em conjuntos e pares.

A documentação museológica inclui a descrição da peça em vocabulário controlado, ou seja, fazendo uso de terminologia que permita manter em sigilo informações como a composição preciosa da peça, que, caso venha a público, poderá fragilizar o sistema de segurança da instituição.

Entre os documentos a serem gerados no momento do ingresso de uma peça para as coleções de um museu, destacam-se aqueles relativos à transferência de posse, como cartas, recibos de compra e venda, cópia de testamento ou carta de doação.

Documentação museológica é o conjunto de informações, textuais e iconográficas, recolhido sobre cada um dos itens de acervo no momento de sua entrada na instituição.

No Brasil, na virada do século XIX para o XX, museus nacionais como o Museu Nacional, o Museu Paulista e o Museu Paraense Emílio Goeldi destacaram-se por suas pesquisas nas áreas de etnografia e história.