O perfil do profissional de Secretariado sofreu muitas modificações ao longo dos anos. Segundo Medeiros (1995, p. 19), “A secretária transformou-se, no mundo moderno dos negócios e nessa era da globalização da economia, em assistente executiva que domina as habilidades requeridas num escritório, demonstra capacidade para assumir responsabilidades sem supervisão direta e tem iniciativa para tomar decisões segundo os objetivos assinalados pela autoridade. Atualmente, a secretária é muito mais que uma recepcionista, com datilografia, uma vez que o executivo espera dela capacidade para desempenhar funções de assistente administrativa que possam aliviá-lo de trabalhos rotineiros e de alguns especializados. Daí o mercado de trabalho passar a recrutar profissionais com conhecimento para realizar tarefas que antes eram da competência do executivo.” Assim, analise as afirmações a seguir sobre o atual perfil do profissional de Secretariado Executivo e depois marque a opção CORRETA.

I. Vontade e disposição, discrição, objetividade, bom senso são algumas das qualidades que todo profissional de Secretariado Executivo deve possuir para exercer bem sua função;

II. Além de qualidades, o profissional de Secretariado Executivo deve ter as três habilidades administrativas, sendo elas: técnicas, humanas e psicológicas;

III. As atribuições também fazem parte do seu perfil atual. Segundo a Lei Nº 7.377, de 30/09/1985, são atribuições do profissional de Secretariado de nível Superior: planejamento, organização, direção, coleta de informações, assessoramento, redação de textos, taquigrafia de ditados etc.

IV. Em resposta à complexidade cada vez mais acentuada dentro das organizações, o profissional de Secretariado Executivo assume hoje um papel ‘multifuncional’, exercendo mais de uma atividade, de acordo com a necessidade da organização a que pertence.

Administrar seu tempo na época em que vivemos se tornou algo totalmente indispensável e necessário, que deveria vir como matéria básica na pré-escola, para que se criassem bons hábitos de produtividade logo na nossa infância. Esses bons hábitos com a administração do tempo tornam-se ainda mais essenciais na vida do profissional de Secretariado Executivo. Sobre esse tema, assinale a opção INCORRETA.

Fazem parte das regras de conduta do Auxiliar de Secretaria, EXCETO:

O surgimento de novas tecnologias, sobretudo as da Informação, provocou alterações no perfil do profissional de Secretariado Executivo. Hoje o perfil desse profissional é bastante arrojado para poder suprir as necessidades das organizações e dos executivos. Nesse sentido, assinale a opção cuja palavra NÃO representa e/ou não se encaixa no atual perfil do profissional de Secretariado Executivo.

Segundo a legislação que regulamenta a profissão de Secretário Executivo, constitui-se em uma de suas atribuições a taquigrafia de ditados, discursos, conferências, entre outras atividades relacionadas ao seu ambiente de trabalho. A seguir, analise a frase que está taquigrafada.

A opção que representa a tradução CORRETA da frase acima é:

O correto uso do telefone é dever do profissional de Secretariado. A esse respeito, Medeiros (1999, p. 195) afirma que “saber usar o aparelho telefônico, portanto, é uma habilidade indispensável à secretária. Se você souber utilizá-lo com eficiência, além de economizar dinheiro com ligações inúteis, inconvenientes e demoradas, transmitirá imagem positiva de sua empresa”. A respeito desse tema e das regras de correto uso do telefone, marque a opção INCORRETA.

Semelhantes às reduções, as abreviações suprimem parte de uma palavra com o objetivo de proporcionar maior agilidade no processo de taquigrafia. Assim, analise as informações a seguir:

GRUPO 1: -ADO; -ADA; -EDO; -EDA; -IDO; -IDA;-ODO;-ODA;-UDO;UDA;-UDE e plural dos mesmos.

GRUPO 2: -ÂNCIA; -ÊNCIA; -INCIA; -UNCIA; -GÊNCIA e plural dos mesmos.

GRUPO 3: -EIRO; -EIRA; -NHEIRO; -NHEIRA e plural dos mesmos.

GRUPO 4: -ÁGIO; -ÉGIO; -IGIO; -ÓGIO; - ÚGIO e plural dos mesmos.

A opção que contém, respectivamente, os símbolos correspondentes aos grupos de reduções acima é:

Sobre as funções do Auxiliar de Secretaria, analise:

I. Responsabilizar-se pela limpeza do seu local de trabalho.

II. Redigir textos profissionais especializados.

III. Possuir conhecimentos protocolares.

Está(ão) correta(s) apenas a(s) alternativa(s):

No exercício de suas atividades, o profissional de Secretariado Executivo utiliza um instrumento simples, porém muito importante, para a eficácia de suas tarefas, a agenda. “Agenda é um livro em que se anotam compromissos, despesas, atividades, datas e horários” (MEDEIROS, 1999, p. 66). Sobre esse assunto, classifique as afirmações a seguir em Verdadeiro (V) ou Falso (F) e, em seguida, marque a opção CORRETA.

I. O objetivo da agenda é aumentar a eficiência, pois possibilita organizar e lembrar compromissos tanto do profissional de Secretariado como do seu executivo;

II. É muito importante que a agenda do profissional de Secretariado esteja rigorosamente uniforme e coerente com a agenda do executivo, isto é, identicamente anotadas;

III. Cabe ao profissional de Secretariado marcar compromissos e cancelar aqueles que não forem de interesse do executivo, bem como alterar um ou outro quando for necessário;

IV. Recomenda-se não marcar compromissos com pessoas que seu executivo não gostaria de receber, bem como para véspera de uma viagem ou férias ou logo após seu retorno.

Um das primeiras fases para se aprender a Taquigrafia é conhecer os sinais taquigráficos ou taquigramas. Baseado nos seus conhecimentos sobre os sinais taquigráficos, marque a opção cujos sons correspondem ao taquigrama a seguir:

Taquigrama: