Em um setor administrativo de uma prefeitura, um documento oficial é recebido, registrado no sistema e, em seguida, encaminhado sucessivamente para diferentes departamentos para análise, manifestação técnica e decisão final, sendo possível acompanhar todo o seu percurso interno até a conclusão do processo. Essa etapa da gestão de documentos é denominada:

Em um órgão público, a auditoria interna constatou que grande parte dos documentos administrativos estava dispersa em pastas físicas e digitais, dificultando o acesso rápido e o acompanhamento de processos. Muitos documentos eram duplicados ou estavam sem identificação clara, gerando retrabalho e atrasos.
Considerando os princípios da organização de arquivos, assinale a alternativa que apresenta a ação mais adequada para resolver o problema:

Durante a revisão documental de um setor público, foi observado que os documentos recebiam apenas códigos sequenciais numéricos, sem referência ao assunto, tipo ou função administrativa. Isso dificultava a recuperação e a tramitação correta, prejudicando processos internos e a prestação de informações a órgãos de controle. Considerando os princípios de classificação documental, analise as alternativas a seguir. Marque V, para verdadeiro e F, para falso:
(__)A classificação deve ser feita considerando assunto, função administrativa e nível de sigilo, permitindo que cada documento seja localizado de forma rápida e precisa, com base em critérios lógicos e padronizados.
(__)A classificação não precisa seguir critérios, desde que o documento seja numerado sequencialmente.
(__)É suficiente classificar os documentos apenas por data de recebimento, sem considerar função ou assunto.
(__)A classificação deve ser aleatória, pois a familiaridade dos servidores com os documentos garante a recuperação.

Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:

Em um órgão público estadual, observou-se que documentos importantes estavam sendo recebidos e expedidos sem registro formal e arquivamento adequado. Isso dificultava o acompanhamento dos processos, comprometendo prazos, rastreabilidade e segurança da informação. 
Considerando os princípios de protocolo e arquivamento de documentos, assinale a alternativa que apresenta a medida correta para corrigir os problemas identificados:

Um órgão público estadual busca revisar suas práticas de gestão de arquivos para garantir eficiência, segurança da informação e cumprimento de normas legais. Sobre os procedimentos de arquivologia, assinale a alternativa INCORRETA:

No âmbito da Documentação e Arquivamento Escolar de uma escola indígena de educação básica, o controle e o arquivamento de atos administrativos, normativas educacionais e comunicações oficiais devem observar princípios técnicos de gestão documental, legislação arquivística e normativas educacionais vigentes. Considerando essas diretrizes, analise as assertivas a seguir:

I.O controle de publicações oficiais pressupõe registro sequencial, identificação da natureza do ato, data de publicação, órgão expedidor e impacto administrativo ou pedagógico, de modo a permitir rastreabilidade e recuperação da informação.
II.O arquivamento de publicações oficiais deve respeitar plano de classificação e tabela de temporalidade, definindo prazos de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente.
III.As publicações oficiais, após arquivadas, não necessitam de revisão ou atualização periódica, uma vez que possuem caráter definitivo.
IV.Compete ao Assistente de Secretaria Escolar Indígena assegurar que as publicações oficiais relevantes sejam incorporadas aos arquivos institucionais e disponibilizadas aos setores interessados, conforme critérios estabelecidos.
V.A substituição integral dos arquivos físicos por cópias informais, sem controle de autenticidade e integridade, é procedimento admissível desde que facilite o acesso à informação.

Está correto o que se afirma em:

No âmbito da Documentação e Arquivamento Escolar e das Ferramentas de Gestão de Informações, a seleção, organização e atualização de arquivos, cadastros e fichas funcionais constituem atividades essenciais para a regularidade administrativa e para a confiabilidade das informações. Considerando essa atribuição do Assistente de Secretaria Escolar Indígena, analise as assertivas a seguir. Marque V, para verdadeiro e F, para falso:

(__)A seleção e a organização documental devem observar critérios previamente definidos, visando à padronização e à facilidade de acesso às informações.
(__)A atualização de cadastros e fichas funcionais pode ocorrer apenas em períodos previamente estabelecidos, independentemente de alterações ocorridas.
(__)A preservação, integridade e confidencialidade das informações integram o dever funcional relacionado à gestão documental.
(__)A utilização de sistemas e instrumentos institucionais contribui para o controle e a rastreabilidade dos registros.

Assinale a alternativa correta que apresenta a sequência correta, de cima para baixo:

O código único que é dado a um documento quando ele é registrado em um sistema digital é chamado de:

Qual é o procedimento que formaliza a captura do documento arquivístico no sistema de gestão arquivística por meio da atribuição de um identificador único, além da atribuição de elementos que que descrevem o documento, como data, classificação, título etc.? Assinale a alternativa correta.

Quanto aos procedimentos de acompanhamento, emissão e conferência de documentos, assinale a alternativa que apresenta um procedimento INCORRETO.