Existem arquivos físicos e arquivos digitais. Os arquivos físicos são aqueles organizados em pastas, que são guardados em gavetas e armários, impressos em papel. Já os arquivos digitais são aqueles que são gerados em computador e ficam arquivados em dispositivos como tablets, celulares, etc.

Quanto à frequência de uso, podemos classificar os arquivos em

Também conhecida como Teoria Arquivística, a Arquivologia pode ser compreendida como um conjunto de conceitos, princípios e técnicas a serem observados na guarda, organização, preservação, produção e uso de documentos em arquivos.

Levando em consideração suas noções de Arquivologia, julgue as assertivas abaixo se (V) verdadeiras ou (F) falsas.

( ) Acondicionamento é o empacotamento ou embalagem dos documentos para preservá-los. Trata-se simplesmente de colocá-los em invólucros como pastas, envelopes, capas ou caixas.

( ) Segundo o Princípio da Indivisibilidade ou Integridade, os arquivos devem ser organizados em cumprimento à competência e às atividades da instituição ou pessoa legitimamente responsável pela acumulação, guarda ou produção dos documentos.

( ) No documento secreto, o teor não exige alto grau de segurança. O documento confidencial, porém, exige alto grau de segurança. Nos dois casos, pessoas autorizadas podem ter acesso a esses documentos.

( ) Quando se fala em controle, estamos nos referindo àquelas atividades exercidas em geral pelos órgãos de comunicação e protocolo, isto é: recebimento, registro, distribuição, classificação, movimentação e expedição de documentos correntes.

Marque a alternativa que contém a sequência CORRETA de preenchimento dos parênteses.

Qual é o significado do termo “Recolhimento” na gestão de documentos de arquivo?

São arquivos conservados pela administração e que somente o pessoal dessa administração tem competência para lidar com seu trato, classificação e utilização. Trata-se dos arquivos

O processo de documentação organiza-se em três fases principais. Dentre essas fases, a que deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática é a

Existem vários métodos de arquivamento de documentos e tal método deve ser escolhido levando-se em consideração o tipo de documento a ser classificado e arquivado. Quando falamos de um método no qual a data é o elemento fundamental para buscar a informação, estamos falando de qual método de arquivamento?

Segundo o Art. 8º da Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Como podemos conceituar os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados?

Quando falamos em arquivo de documentos, temos que ter em mente alguns princípios que norteiam essa técnica. Assim, quando dizemos que os arquivos devem se conservados nos serviços de arquivo do território em que foram produzidos, estamos falando de qual princípio?

É recomendada a implementação de um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD) orientar as atividades relacionadas à gestão de documentos. Sendo assim, os requisitos arquivísticos que um SIGAD cumprir são:

l - Apoiar a manutenção da autenticidade e a preservação dos documentos.

II - Capturar, armazenar, indexar e recuperar somente documentos arquivísticos digitais. Não sendo recomendado para gerenciar documentos analógicos ou híbridos.

III - Capturar, armazenar, indexar e recuperar os componentes digitais de todos os documentos arquivísticos (digitais e analógicos), constituindo uma unidade complexa.

IV - Gerir os documentos com no plano de classificação, manter a relação orgânica entre os documentos, e aplicar tabela de temporalidade e destinação de documentos.

V - Registrar associados aos documentos descrever os contextos (jurídico-administrativo, proveniência, procedimentos, documental e tecnológico).

Assinale a alternativa correia:

Considere as afirmativas abaixo e identifique-as como Verdadeira (V) ou Falsa (F):

( ) Difusão: requer o uso de suportes digitais de modo que os documentos sejam recuperados de forma ágil e eficaz. Em geral, os documentos recebidos por uma organização devem ser conservados conforme seus prazos de destinação, de modo que a conservação desses documentos é a finalidade dos acervos.

( ) Produção: consiste na formação progressiva, natural e orgânica do arquivo, incluindo a definição de normas, conteúdo, modelos, formatos e tramitação. Assim, o arquivista pode elaborar manuais para produção de documentos, bem como ministrar cursos de capacitação.

( ) Classificação: em arquivos contempla um conjunto de atividades que visam orientar o usuário com relação aos documentos que contenham temas de seu interesse. E, assim, promover o acesso a eles, oferecendo os instrumentos de pesquisa disponíveis e as condições para reprodução.

( ) Aquisição: entrada de documentos nos arquivos corrente, intermediário e permanente. Portanto o arquivista deve estabelecer regras e procedimentos para assegurar a autenticidade do acervo recebido. Abrange doação, dação, depósito e empréstimo via custódia temporária. A aquisição inclui, ainda, a complementação de acervos via reprodução de documentos de outras instituições.

( ) Descrição: processo de análise de arquivos que estabelece a destinação de acordo com os pontos de acessos e assuntos que são indexados conforme as normas de descrição. Atribui temporalidades exclusivas para cada série, sempre partindo do geral para o específico, mantendo, assim, uma estrutura hierárquica dos níveis do fundo arquivístico.

A sequência correta de Verdadeiro (V) ou Falso (F), quando lida de cima para baixo é: