Segundo a Lei nº 8159, de 8 de janeiro de 1991, a condição que exerce preferência na aquisição de arquivos privados pelo Poder Público, tendo em vista o interesse público e social, é a de que esses arquivos sejam:

Por meio da análise diplomática são decodificadas as partes do documento diplomático. A parte do texto de um documento diplomático em que se assinalam as penalidades, no caso do não cumprimento do dispositivo, denomina-se:

De acordo com a Lei nº 3404, de 5 de junho de 2002, a eliminação de documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Municipal e por instituições municipais de caráter público, que ocorre na fase da destinação da Gestão de Documentos, é realizada mediante autorização do:

O Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos - CODEARQ, instituído pela Resolução nº 28 de 17 de fevereiro de 2009, que dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do CODEARQ para aplicabilidade da NOBRADE, que tem a finalidade de identificar inequivocamente cada instituição custodiadora de acervo arquivístico. O CODEARQ é fornecido:

Os documentos que estão em trâmite e que são de uso e consulta frequente, que podem ser conservados onde foram produzidos e permanecer sob a responsabilidade do servidor ou órgão que os elaborou, de acordo com a teoria das três idades, fazem parte do arquivo denominado:

Nos arquivamentos e procedimentos administrativos sobre a gestão de documentos, destaca-se o sistema de classificação decimal de Dewey, que é utilizado em empresas públicas, empresas privadas e em bibliotecas. Assim, para arquivar um documento da classe de “assuntos gerais”, usa-se o código 900 e, para um evento da subclasse “solenidades, comemorações e homenagens”, usa-se o seguinte código:

O sistema padronizado de arquivamento que é considerado uma variação do sistema alfabético, utilizando cores associadas a um grupo de letras, é o do tipo:

Os documentos arquivados do Poder Público, quanto à natureza do assunto, podem ser classificados como ostensivos ou sigilosos. Os arquivos sigilosos, por sua vez, são classificados em graus crescentes de sigilo. Os dados, documentos ou informações, cuja restrição de acesso é de 5 anos e cujo acesso por pessoa não credenciada possa comprometer os objetivos neles constantes, referem-se ao grau de sigilo:

Os documentos que possuem valor histórico, probatório e informativo, que NÃO são necessários ao cumprimento de atividades administrativas diárias, são os da seguinte idade:

O método de arquivamento desenvolvido por Dewey apresenta configuração decimal e é utilizado em bibliotecas, na administração pública e nas empresas, como ferramenta no arquivamento e gestão de documentos por meio da utilização de códigos. Por esse método, na atividade meio da empresa, a classe 000 é utilizada para assuntos de “administração geral” e, na subclasse “orçamento e finanças,” utiliza-se o seguinte código: