Para se ter o controle da tramitação de documentos na Prefeitura de Frecheirinha – CE, qual o setor que deve desenvolver essa atividade?

Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:

I. ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE – Guarda a documentação mais atual e frequentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O Arquivo Corrente é também conhecido como Arquivo de Movimento. Exemplo: O arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso.

II. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO – Nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo cujo uso deixou de ser frequente. É esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito.

III. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE – Inclui documentos que vieram do Arquivo Corrente, porque deixaram de ser usados com frequência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.

Marque a opção que indica a(s) afirmativa(s) CORRETA(S).

O processo conforme a imagem acima, que segue as etapas de: preparação, captura da imagem, controle de qualidade e indexação, refere-se a:

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a administração. Consideram-se sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação. Pela sua importância, é objeto de legislação própria.

(Marilena Leite Paes)

Nesse sentido, marque a alternativa com o prazo máximo de restrição de acesso à informação dos documentos considerados como ultrassecretos.

O correto arquivamento documental é extremamente importante na organização e na otimização do trabalho diário do assistente administrativo.

Neste sentido, marque a alternativa que NÃO CONSTE um benefício da organização de documentos.

A tramitação e, por conseguinte, a atividade de protocolo são EXCLUSIVAS da fase:

O processo de conversão de documentos físicos em formato digital é muito utilizado no dia a dia do assistente administrativo e cada vez mais este tipo de tecnologia é implementada e utilizada. Vários benefícios podem-se ser extraídos com esta técnica, como a dinamização com eficiência ao acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores.

Para que isto se torne real utiliza-se:

As entidades privadas, sem fins lucrativos quanto à guarda de documentos, devem observar a lei que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados que, ao tratar dos documentos de valor permanente, ou considerados como de interesse público e social, determina que aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente, ou considerado como de interesse público e social ficará sujeito à: