Se estivermos nos dirigindo a Reitor da Universidade XYZ, o vocativo a ser empregado na correspondência será:

No envelope de encaminhamento, o endereçamento das comunicações dirigidas à Governadora do Rio Grande do Sul deverá ter a seguinte forma:

Na comunicação oficial, se estivermos dirigindo à Governadora do Rio Grande do Sul um texto tratando sobre algo que a agradou, este texto deverá preferencialmente ser estruturado da seguinte forma:

Na revisão de um expediente, deve-se avaliar se ele será de fácil compreensão por seu destinatário. O que nos parece óbvio pode ser desconhecido por terceiros. O domínio que adquirimos sobre certos assuntos em decorrência de nossa experiência profissional muitas vezes faz com que os tomemos como de conhecimento geral, o que nem sempre é verdade. Explicite, desenvolva, esclareça, precise os termos técnicos, o significado das siglas e abreviações e as/os:

Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. Para que se redija com essa qualidade, é fundamental que se tenha, além de conhecimento do assunto sobre o qual se escreve, o necessário tempo para revisar o texto depois de pronto. É nessa releitura que muitas vezes se percebem eventuais redundâncias ou repetições desnecessárias de idéias. Recomendar concisão se choca com o fato de que concisão, antes de ser uma característica do texto oficial, é um(a):

As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecem a certas regras de forma e exigem impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, sendo imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento. A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a administração federal é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, uma das metas deste Manual, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos, que inclui a clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto definitivo, além de:

Outros procedimentos rotineiros na redação de comunicações oficiais foram incorporados ao longo do tempo, como as formas de tratamento e de cortesia, certos clichês de redação, a estrutura dos expedientes, etc. Mencione-se, por exemplo, a fixação dos fechos para comunicações oficiais, regulados pela Portaria nº 1 do Ministro de Estado da Justiça, de 8 de julho de 1937, que, após mais de meio século de vigência, foi revogado pelo Decreto que aprovou a primeira edição do Manual, em:

Os princípios da impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal aplicam-se às comunicações oficiais, devendo sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem. Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações é a/o:

Um ato normativo de qualquer natureza não pode ser redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão, considerando que a transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito. Além de atender à disposição constitucional, a forma dos atos normativos obedece a certa tradição, e o Manual de Redação da Presidência da República manteve na elaboração uma tradicional norma que remonta ao período de nossa história imperial, que é a obrigatoriedade, estabelecida por decreto imperial de 10 de dezembro de 1822, de que se a ponha, ao final dos atos, a/o:

A redação oficial caracteriza-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Em uma frase, pode-se dizer que redação oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações, consubstanciada em um Manual de Redação confeccionado pela Presidência da Republica. Ele foi tratado do ponto de vista da (o):