É importante definir uma política de segurança da informação, considerando o perigo que os metadados representam para a autenticidade dos documentos digitais e para o sigilo da informação.

O arquivista deve ser capaz de elaborar métodos específicos para o processamento, a organização e a disseminação da informação dos documentos eletrônicos, tanto em unidades físicas como em sistemas virtuais, visto que não é possível aplicar os princípios arquivísticos tradicionais a esses documentos.

Os recursos da informática podem ser utilizados no tratamento de documentos em suportes e gêneros tradicionais, no controle de registros de entrada/protocolo, no gerenciamento de planos de classificação e tabelas de temporalidade, no controle de transferências e recolhimentos, na recuperação e disseminação da informação.

É recomendável que cada instituição arquivística defina padrões e protocolos próprios e particulares a serem utilizados na criação, uso e armazenamento de documentos digitais.

Os materiais orgânicos (papel, couro etc.) são higroscópicos, isto é, tendem a absorver água. O excesso de umidade no ar propicia o desenvolvimento de microrganismos, além de favorecer a combinação com poluentes, formando ácidos que prejudicam os documentos.O índice de umidade relativa do ar na área de armazenamento, portanto, deve ser inferior a 45%.

Um programa de conservação deve referir-se ao conjunto de cuidados dispensados aos documentos e ao local de seu armazenamento, englobando todas as atividades direta ou indiretamente ligadas à preservação dos documentos. Deve estender-se, portanto, desde o projeto do prédio, escolha de equipamentos, manutenção das instalações, até a conscientização de funcionários e do público.

A luz solar é extremamente prejudicial aos documentos. Na área de armazenamento, a luz natural deve ser substituída por lâmpadas fluorescentes, que não prejudicam os documentos e podem ser utilizadas profusamente.

As principais causas de deterioração dos materiais arquivísticos são: os agentes físicos (luz, umidade, temperatura); os agentes físico-mecânicos (ausência de proteção, manuseio incorreto, desastres); os agentes químicos (materiais instáveis, poeira, poluentes atmosféricos); e os agentes biológicos (microrganismos, insetos e roedores).

A limpeza física dos documentos é uma das primeiras operações de conservação e um fator prioritário de preservação. Deve-se remover o pó e demais sujidades utilizando trinchas, escovas macias, flanelas de algodão, aspiradores de pó e, eventualmente, bisturi sem corte para remover corpos estranhos mais resistentes.

A eliminação de documentos produzidos por órgãos públicos e de caráter público somente poderá ser realizada mediante autorização da autoridade máxima do próprio órgão.