Dada sua complexidade, o processo de avaliação pode ser orientado por critérios temáticos, que sintetizam as funções que originaram os documentos.

Embora o objetivo da avaliação de documentos seja, prioritariamente, a preservação da memória da instituição, essa função prevê a seleção de documentos a partir dos seus valores primários e secundários.

Um dos instrumentos da avaliação, processo de análise de documentos arquivísticos, é a tabela de temporalidade, por meio da qual se estabelecem os prazos de guarda e a destinação dos documentos bem como orientações acerca da migração de suportes.

Alguns autores recomendam o estabelecimento de um prazo precaucional de retenção dos documentos antes de sua destinação final, aplicável aos arquivos permanentes.

Ordenação, classificação e arquivamento são atividades complementares — assim ordenadas segundo critérios de abrangência e complexidade —, que se restringem à organização, com base em esquemas intelectuais, de documentos nas classes estabelecidas no plano de classificação.

São instrumentos de classificação o plano de classificação, adotado geralmente na fase corrente e na intermediária, e o quadro de arranjo, adotado na fase permanente.

A classificação, como representação do processo intelectual da construção de classes, deve considerar a missão da instituição e sua estrutura orgânica, e as atividades geradoras dos documentos.

De acordo com a tradição francesa, a noção de série documental relaciona-se à função administrativa geradora de um conjunto homogêneo de documentos, ao passo que, de acordo com a tradição americana, difundida por Michael Cook, diz respeito ao assunto representado no documento.

Compra e doação são formas de aquisição de documentos no âmbito de uma política institucional de incorporação.