O método geográfico de arquivamento de documentos é o método indicado quando o principal elemento a ser considerado em um documento é a procedência.

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco, como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, não são considerados parte integrante do último sobrenome, mas são considerados na ordenação alfabética.

Na ordenação alfabética de pastas de um arquivo por nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

As rotinas adotadas para a distribuição e tramitação de documentos envolvem, normalmente, o recebimento da correspondência, a verificação da falta de folhas ou anexos, a separação dos originais das cópias e a expedição do original.

Considere o endereçamento apresentado a seguir.

Ao Departamento de Pesquisa

Empresa Brasileira de Desenvolvimento

Dr. Antônio Silva

Rua das Flores, 152

23200-100 – Rio de Janeiro – RJ

O exemplo acima é uma forma correta de preenchimento de um envelope dirigido a uma instituição ou a qualquer de suas subunidades, mesmo contendo, em segundo plano, o nome do servidor e sem fazer menção ao cargo que exerce.

O setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso, além da abertura de processos e expedição de documentos, é identificado como arquivo setorial.

Um conjunto de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, é classificado como arquivo de terceira idade ou permanente.

As fotografias em um arquivo são classificadas, quanto ao gênero, em documentos iconográficos.

Documentos ostensivos são aqueles que, além de exigirem um alto grau de segurança, apresentam teor ou características que só devem ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

Os documentos sigilosos devem ser de conhecimento restrito, e requerem medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.