A unicidade é a característica segundo a qual, independentemente de forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos. Ainda que se trate de cópias ou exemplares múltiplos, cada documento assume um lugar único na estrutura do conjunto ao qual pertence, definido pelo papel que cumpriu dentro das funções da instituição que o acumulou.

O princípio da proveniência, fundamento básico da arquivologia, garante, no caso de documentos ou arquivos públicos, que estes permaneçam sob custódia de instituições com jurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, vinculando-os a sua origem imediata, quando se trata de entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.

A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação que determina prazos para transferência, recolhimento e eliminação de documentos.

Os documentos de valor mediato poderão ser eliminados após a realização do registro interno, em termo de eliminação de documentos, e a divulgação de tais registros por meio da publicação da listagem de eliminação de documentos.

Plano de destinação se refere a um esquema no qual está indicada a destinação dos documentos; a expressão também é utilizada no sentido de conjunto dos instrumentos de destinação, podendo englobar a tabela de temporalidade, a lista de eliminação e o termo de eliminação, entre outros.

Avaliação é o processo de análise que consiste na identificação das idades dos documentos, segundo os valores ativo, semiativo e inativo, a partir do qual se pode determinar o tratamento técnico adequado aos documentos em cada fase, de forma a contribuir para a racionalização e a eficiência administrativa.

Para realizar a avaliação, o arquivista deve selecionar um grupo de servidores da administração para formar uma comissão de avaliação, com a finalidade de sugerir critérios e prazos para preservação ou eliminação de documentos. Entretanto, cabe exclusivamente ao arquivista do órgão a responsabilidade de criar um instrumento de destinação, orientar sua aplicação, orientar o processo de seleção, bem como emitir a autorização para a eliminação de documentos.

As atividades de gestão documental não podem ser desenvolvidas sem levar em consideração a chamada classificação de segurança, que trata da atribuição de graus de sigilo a documentos e informações, sendo regida, na esfera pública, por legislação específica.

O principal objetivo da classificação arquivística é dar visibilidade às funções e atividades do organismo que produz o arquivo, e às ligações entre os documentos. Tratase de um processo lógico que, partindo da análise das funções, atividades ou estruturas administrativas do produtor, visa estabelecer categorias genéricas, nas quais deverão ser distribuídos os documentos.

Antes de implantar arquivos ou sistemas de arquivos, estabelecer programas de transferência, recolhimento, microfilmagem, conservação, entre outros, é necessária a elaboração do inventário topográfico, instrumento que permite a análise de informações relativas a quantidade, espécies, gêneros, condições de armazenamento e conservação, taxa de acumulação e frequência de utilização dos documentos.