O ofício é uma espécie documental que serve como meio de comunicação entre as entidades privadas.

A identificação das espécies documentais mais comuns na organização é uma referência importante para um programa de gestão de documentos.

Acordo, alvará, mapa, memorial descritivo, mensagem e organograma são espécies documentais.

O fluxograma, uma espécie documental comum nas organizações, é a representação gráfica de uma organização ou serviço, que indica, inclusive, a estrutura hierárquica.

A espécie documental, como expressão diplomática, tem uma denominação imutável ligada à sua estrutura semântica de redação imutável.

Um rol de espécies documentais corresponde a um setor administrativo de uma organização. É o caso, por exemplo, de uma área legislativa, onde se pode encontrar espécies documentais tais como decreto, moção e requerimento, entre outras.

A espécie documental transforma-se em tipo documental quando se agrega a ela uma classificação estrutural.

A vantagem do conhecimento da espécie documental é evidenciada pelo fato de a mesma revelar a natureza das informações contidas no documento.

A espécie documental é a configuração que assume um texto, de acordo com a atividade que a gerou.

Pode-se considerar os recortes de periódicos (jornais e revistas) e cópias de partes de publicações quando se referem diretamente às atividades desenvolvidas pela pessoa ou organização como documentos de arquivo dessa pessoa ou organização.