A função principal de um serviço de arquivo é a conservação e preservação dos documentos de arquivo.

arquivo central. A política arquivística de uma instituição tem como um de seus instrumentos o sistema arquivístico institucional.

O arquivo corrente descentralizado é incompatível com a existência de um arquivo central. A opção pelo arquivo corrente descentralizado inviabiliza a implantação do arquivo central.

Cabe aos setores de comunicação das instituições a difusão editorial, cultural e educativa em arquivos.

Os serviços de arquivo de uma instituição privada podem recolher e custodiar fundos de outras instituições.

Os arquivos correntes ou de gestão e o arquivo permanente são as unidades arquivísticas que integram um sistema arquivístico institucional.

A instituição acumuladora, o fundo documental e a sistematização da organização desse fundo documental são elementos básicos de um sistema arquivístico institucional.

Um conjunto de atividades relacionadas por meio de uma rede de centros e de serviços técnicos para estruturar o recolhimento, a transferência, o depósito, a organização e a descrição dos documentos é um sistema de arquivos.

O serviço de arquivo de uma instituição privada é responsável pela guarda de documentos das idades intermediária e permanente.