Communication Skills - Start Here!

Why you need to get your message across

Effective communication is about conveying your messages to other people clearly and unambiguously. It's also about receiving information that others are sending to you, with as little distortion as possible.

Doing this involves effort from both the sender of the message and the receiver.

And it's a process that can be fraught with error, with messages muddled by the sender, or misinterpreted by the recipient. When this isn't detected, it can cause tremendous confusion, wasted effort and missed opportunity.

In fact, communication is only successful when both the sender and the receiver understand the same information as a result of the communication.

By successfully getting your message across, you convey your thoughts and ideas effectively. When not successful, the thoughts and ideas that you actually send do not necessarily reflect what you think, causing a communications breakdown and creating roadblocks that stand in the way of your goals – both personally and professionally.

In a recent survey of recruiters from companies with more than 50,000 employees, communication skills were cited as the single more important decisive factor in choosing employees. The survey, conducted by the University of Pittsburgh’s Katz Business School, points out that communication skills, including written and oral presentations, as well as an ability to work with others, are the main factor contributing to job success.

In spite of the increasing importance placed on communication skills, many individuals continue to struggle, unable to communicate their thoughts and ideas effectively – whether in verbal or written format. This inability makes it nearly impossible for them to compete effectively in the workplace, and stands in the way of career progression.

Being able to communicate effectively is therefore essential if you want to build a successful career. To do this, you must understand what your message is, what audience you are sending it to, and how it will be perceived. You must also weigh-in the circumstances surrounding your communications, such as situational and cultural context.

Convey: (v) to take or carry from one place to another;

Fraught: (adj.) full of something unpleasant.

Survey: (v) to look at, examine or consider (a person, a place or condition)

Source: www.mindtools.com/CommSkll/CommunicationIntro.htm

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Why you need to get your message across

Effective communication is about conveying your messages to other people clearly and unambiguously. It's also about receiving information that others are sending to you, with as little distortion as possible.

Doing this involves effort from both the sender of the message and the receiver.

And it's a process that can be fraught with error, with messages muddled by the sender, or misinterpreted by the recipient. When this isn't detected, it can cause tremendous confusion, wasted effort and missed opportunity.

In fact, communication is only successful when both the sender and the receiver understand the same information as a result of the communication.

By successfully getting your message across, you convey your thoughts and ideas effectively. When not successful, the thoughts and ideas that you actually send do not necessarily reflect what you think, causing a communications breakdown and creating roadblocks that stand in the way of your goals – both personally and professionally.

In a recent survey of recruiters from companies with more than 50,000 employees, communication skills were cited as the single more important decisive factor in choosing employees. The survey, conducted by the University of Pittsburgh’s Katz Business School, points out that communication skills, including written and oral presentations, as well as an ability to work with others, are the main factor contributing to job success.

In spite of the increasing importance placed on communication skills, many individuals continue to struggle, unable to communicate their thoughts and ideas effectively – whether in verbal or written format. This inability makes it nearly impossible for them to compete effectively in the workplace, and stands in the way of career progression.

Being able to communicate effectively is therefore essential if you want to build a successful career. To do this, you must understand what your message is, what audience you are sending it to, and how it will be perceived. You must also weigh-in the circumstances surrounding your communications, such as situational and cultural context.

Convey: (v) to take or carry from one place to another;

Fraught: (adj.) full of something unpleasant.

Survey: (v) to look at, examine or consider (a person, a place or condition)

Source: www.mindtools.com/CommSkll/CommunicationIntro.htm

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Why you need to get your message across

Effective communication is about conveying your messages to other people clearly and unambiguously. It's also about receiving information that others are sending to you, with as little distortion as possible.

Doing this involves effort from both the sender of the message and the receiver.

And it's a process that can be fraught with error, with messages muddled by the sender, or misinterpreted by the recipient. When this isn't detected, it can cause tremendous confusion, wasted effort and missed opportunity.

In fact, communication is only successful when both the sender and the receiver understand the same information as a result of the communication.

By successfully getting your message across, you convey your thoughts and ideas effectively. When not successful, the thoughts and ideas that you actually send do not necessarily reflect what you think, causing a communications breakdown and creating roadblocks that stand in the way of your goals – both personally and professionally.

In a recent survey of recruiters from companies with more than 50,000 employees, communication skills were cited as the single more important decisive factor in choosing employees. The survey, conducted by the University of Pittsburgh’s Katz Business School, points out that communication skills, including written and oral presentations, as well as an ability to work with others, are the main factor contributing to job success.

In spite of the increasing importance placed on communication skills, many individuals continue to struggle, unable to communicate their thoughts and ideas effectively – whether in verbal or written format. This inability makes it nearly impossible for them to compete effectively in the workplace, and stands in the way of career progression.

Being able to communicate effectively is therefore essential if you want to build a successful career. To do this, you must understand what your message is, what audience you are sending it to, and how it will be perceived. You must also weigh-in the circumstances surrounding your communications, such as situational and cultural context.

Convey: (v) to take or carry from one place to another;

Fraught: (adj.) full of something unpleasant.

Survey: (v) to look at, examine or consider (a person, a place or condition)

Source: www.mindtools.com/CommSkll/CommunicationIntro.htm

AS COMPETÊNCIAS DO SECRETARIADO EXECUTIVO:

DESAFIOS PARA O MERCADO DE BOA VISTA – RR

Por Antônia Lúcia dos Reis da Silva*; Edna Carvalho de Matos*; Eweline Mikaely Gomes

Monteiro*; Maria Ivone Alves da Silva**; Raiane Ferreira Pereira*; Silvia Rafaela Marques Vieira*

1. INTRODUÇÃO

A emergência da noção de competência é um fato presente nas discussões acerca da formação escolar, acadêmica e, sobretudo na formação profissional. Porém, tentar definir esse termo é, tanto quanto desafiador, uma vez que os próprios especialistas ou pesquisadores manifestam as mesmas dificuldades para expressar um conceito de competência, tendo em vista a grande polissemia desse termo.

A análise que se propõe baseou-se em atualizar a discussão sobre competência a partir dos legados de contribuições, geralmente centrados na experiência francesa. Em primeiro lugar tentou-se mitigar algumas dúvidas referentes às concepções de competência no campo profissional, assim como diferenciá-las de desempenho ou habilidades, ou seja, “o que eu sei” do “o que eu faço”.

A partir disso, este estudo deu ênfase às competências necessárias para a atuação do profissional de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Roraima (UFRR), no mercado de trabalho de Boa Vista, uma vez que a atuação daquele profissional depende, à priori, de três fatores inter-relacionados: a formação acadêmica, a experiência profissional e as competências a serem desenvolvidas no ambiente organizacional.

Como instrumento metodológico utilizou-se o Projeto Político Pedagógico do curso de Secretariado Executivo da UFRR que foi aprovado pela Resolução nº006/03-CEP em 26 de fevereiro de 2003 e tem como principal objetivo fornecer elementos teóricos e didático/pedagógicos que possibilitem ao Secretário Executivo atuar de acordo com os padrões estabelecidos pela ciência administrativa.

Por fim, como base para discussão das competências do profissional de Secretariado Executivo, tema proposto neste artigo, utilizamos como metodologia a análise descritiva dos dados coletados através de entrevistas não-estruturadas com egressos do curso de Secretariado Executivo da UFRR que estão no mercado de Boa Vista-RR.

2. COMPETÊNCIAS PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO

No mundo dos negócios, na nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é fundamental para a descentralização de poder, surge um profissional que assimila responsabilidades e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos. Este profissional é o Secretário Executivo, e conforme Medeiros (2004) o mesmo deve ser mais do que uma pessoa responsável por atender telefonemas, digitar documentos e manter os arquivos conservados.

O Secretário Executivo é acima de tudo, a ponte entre os que se localizam no nível estratégico, responsáveis pela tomada de decisões, e o nível operacional, onde se executem as tarefas. Assim, se o Secretário Executivo tiver que assessorar um executivo financeiro, terá que informar-se dessa área, assim como, se for assessora de um advogado. É neste sentido que o profissional Secretário Executivo, segundo Garcia (2002) deve assimilar aptidões técnicas ou competências, durante seu processo de formação, para ter bom desempenho na execução de suas atividades. Para isso o Secretário deve acompanhar o processo de mudança organizacional adaptando-se às multifunções exigidas para se encaixar no perfil da empresa.

Bianchi e Alvarenga (2003) destacam a função do Secretário também para aprender a analisar o mercado, definir sua missão, ter objetivos e reconhecê-los em seu trabalho, ter planos de ação e, certamente, agir com ética.

Mas, afinal quais são as competências exigidas para o profissional de Secretariado, para que de fato se insira no mercado de trabalho?

Com base no artigo art. 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, abordado por Portela e Schumacher (2006, p. 28) que rege este profissional, percebe-se que o Secretário Executivo é um profissional de muitas atribuições, polivalente e, portanto, possuidor de inúmeras competências que podem ser executadas em diferentes funções.

Este artigo enfatiza também as competências que envolvem as técnicas secretariais e gerenciais, merecendo destaque a importâncias do domínio em idioma estrangeiro.

Já algumas competências que o Secretário Executivo deve possuir, são acima de tudo valores, características intrínsecas, como por exemplo: agir com ética, lealdade e dignidade, ter bom senso e equilíbrio emocional, ser responsável, discreto, criativo e organizado, ter iniciativa, agir com cautela, etc. São características próprias, que esses profissionais devem preservar. Assim como, também se destacam algumas atitudes que devem estar sempre presentes no comportamento desse profissional: ser gentil e atencioso com todas as pessoas, saber ouvir, ser pontual e assíduo no trabalho, cooperar com sua equipe, mostrar interesse pelo que faz, entre outras atitudes a serem executadas pelo Secretário Executivo assim como a qualquer outro profissional competente.

3. ANÁLISE E DISCUSSÃO DE DADOS

O curso de Secretariado Executivo foi criado pela Resolução de nº 095/94 - Conselho Universitário de 09 de maio de 1994 e reconhecido pelo MEC pela portaria nº 1382 de 22/04/2005. O curso oferece 35 vagas anuais, funcionando no turno da noite, e até a presente data, o número de alunos matriculados é de 146, e já se formaram 173 Secretários Executivos. Este curso tem como objetivo formar profissionais qualificados para o mercado de trabalho, promovendo assim a melhoria de gestão e desenvolvimento das empresas privadas, organizações governamentais e não governamentais.

Diante disso, os alunos egressos deste curso representados por 10% dos entrevistados auxiliaram na pesquisa respondendo a entrevistas não-estruturadas, onde apresentava questões concernentes às competências deste profissional. A partir dos diálogos feitos pode-se discutir e analisar algumas variáveis que se destacaram nas respostas dos entrevistados e tecer algumas considerações acerca das mesmas.

A priori, percebeu-se que o curso oferece oportunidades para que seus acadêmicos se insiram no mercado durante seu processo de formação, pois 41% dos egressos já trabalhavam em algum cargo afim, onde puderam desenvolver suas competências e posteriormente exercer, realmente, a função de Secretário Executivo. Enquanto que 53% conseguiram se inserir no mercado de trabalho logo após sua formação, e apenas 6% foram os que demoraram mais tempo para serem absorvidos pelo mercado. Notou-se também que 58% dos egressos do curso de Secretariado Executivo atuam de fato na sua área de formação, e os demais trabalham em funções onde exercem atividades inerentes a profissão de Secretariado.

No que diz respeito às competências elencadas na entrevista notou-se que 41% dos entrevistados exercem todas as competências exigidas no Projeto Político Pedagógico do curso.

Porém a competência, coleta de dados e elaboração de relatório, que é de grande importância, foi detectada como deficiência, pois, dentre as respostas negativas, essa competência obteve 53%, por não ser uma atividade rotineira da organização. Com 20% das respostas negativas, os entrevistados responderam que possuem pouca visão geral da organização, isso se deve pelo pouco tempo em exercício na empresa, esta competência é de suma importância para o Secretário, uma vez que o mesmo deve conhecer a empresa amplamente, e mais específica a sua função. O uso do raciocínio lógico, crítico e analítico também apareceram entres as respostas negativas, com 13%, em decorrência de não ser necessário o seu uso nas atividades desempenhadas pelos entrevistados. E por fim, ambas com 7% das respostas negativas, estavam as competências de Adaptação a diferentes chefias e Transmissão e Difusão da Informação, notou-se dificuldade na execução dessas competências por parte dos entrevistados.

No que se diz respeito ao aproveitamento do potencial dos entrevistados, notou-se que 59% acreditam que seu potencial não está sendo aproveitado, isso se deve a vários fatores, dentre eles o principal foi a falta de autonomia do mesmo dentro de seu ambiente de trabalho, ou seja, a falta de liberdade para a execução de todas as competências adquiridas na sua formação e 41% foram os que acreditam que seu potencial está sendo bem aproveitado pela organização onde trabalha.

Em relação às condições e estímulos proporcionados pela organização, constatou-se que 53% dos egressos consideraram que a empresa lhe oferece todas as condições para o desempenho de suas competências, sendo que todos eles desempenham suas atividades na Universidade Federal de Roraima. Já a outra parte (47%), que não está satisfeita, está inserida em outras entidades públicas, e alegam falta de incentivos e condições, gerando a sua desmotivação.

Os entrevistados acreditam que poderiam ser mais bem aproveitados exercendo outras funções para a qual possuem competências, destacaram também a importância do treinamento, capacitação e qualificação. Um dos entrevistados destacou ainda a importância do profissional colocar em evidências suas competências, e não só esperar que a empresa reconheça suas habilidades, o profissional deve ter iniciativa para seu próprio estímulo e motivação, lembrando que o mesmo deve gostar do que faz para se sentir realizado profissionalmente.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Secretário Executivo é um profissional que possui inúmeras competências e habilidades que são de suma importância para as atividades que desenvolve, elas ainda permitem sua atuação em diversas áreas administrativas e secretariais o que torna este profissional polivalente. As competências do Secretário vão desde a elaboração e arquivamento de documentos (técnicas secretariais) até a gestão de pessoas e assessoramento de executivos.

O mercado de trabalho atual desse profissional está cada vez mais exigente, porém ainda restrito em Boa Vista, pois o mercado privado ainda não possui suporte necessário para absorver esse profissional, que em sua maioria é contratado pelo setor público do Estado. Espera-se que o mercado boa-vistense vislumbre a importância desse profissional e passe a valorizá-lo, pois este merece mais destaque, já que possui todas as competências necessárias para atuar na sua área.

Fonte: http://www.ufrr.br/coordenadoria-de-imprensa/artigos/as-competencias-dosecretariado

- executivo-desafios-para-o-mercado-de-boa-vista-rr

AS COMPETÊNCIAS DO SECRETARIADO EXECUTIVO:

DESAFIOS PARA O MERCADO DE BOA VISTA – RR

Por Antônia Lúcia dos Reis da Silva*; Edna Carvalho de Matos*; Eweline Mikaely Gomes

Monteiro*; Maria Ivone Alves da Silva**; Raiane Ferreira Pereira*; Silvia Rafaela Marques Vieira*

1. INTRODUÇÃO

A emergência da noção de competência é um fato presente nas discussões acerca da formação escolar, acadêmica e, sobretudo na formação profissional. Porém, tentar definir esse termo é, tanto quanto desafiador, uma vez que os próprios especialistas ou pesquisadores manifestam as mesmas dificuldades para expressar um conceito de competência, tendo em vista a grande polissemia desse termo.

A análise que se propõe baseou-se em atualizar a discussão sobre competência a partir dos legados de contribuições, geralmente centrados na experiência francesa. Em primeiro lugar tentou-se mitigar algumas dúvidas referentes às concepções de competência no campo profissional, assim como diferenciá-las de desempenho ou habilidades, ou seja, “o que eu sei” do “o que eu faço”.

A partir disso, este estudo deu ênfase às competências necessárias para a atuação do profissional de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Roraima (UFRR), no mercado de trabalho de Boa Vista, uma vez que a atuação daquele profissional depende, à priori, de três fatores inter-relacionados: a formação acadêmica, a experiência profissional e as competências a serem desenvolvidas no ambiente organizacional.

Como instrumento metodológico utilizou-se o Projeto Político Pedagógico do curso de Secretariado Executivo da UFRR que foi aprovado pela Resolução nº006/03-CEP em 26 de fevereiro de 2003 e tem como principal objetivo fornecer elementos teóricos e didático/pedagógicos que possibilitem ao Secretário Executivo atuar de acordo com os padrões estabelecidos pela ciência administrativa.

Por fim, como base para discussão das competências do profissional de Secretariado Executivo, tema proposto neste artigo, utilizamos como metodologia a análise descritiva dos dados coletados através de entrevistas não-estruturadas com egressos do curso de Secretariado Executivo da UFRR que estão no mercado de Boa Vista-RR.

2. COMPETÊNCIAS PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO

No mundo dos negócios, na nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é fundamental para a descentralização de poder, surge um profissional que assimila responsabilidades e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos. Este profissional é o Secretário Executivo, e conforme Medeiros (2004) o mesmo deve ser mais do que uma pessoa responsável por atender telefonemas, digitar documentos e manter os arquivos conservados.

O Secretário Executivo é acima de tudo, a ponte entre os que se localizam no nível estratégico, responsáveis pela tomada de decisões, e o nível operacional, onde se executem as tarefas. Assim, se o Secretário Executivo tiver que assessorar um executivo financeiro, terá que informar-se dessa área, assim como, se for assessora de um advogado. É neste sentido que o profissional Secretário Executivo, segundo Garcia (2002) deve assimilar aptidões técnicas ou competências, durante seu processo de formação, para ter bom desempenho na execução de suas atividades. Para isso o Secretário deve acompanhar o processo de mudança organizacional adaptando-se às multifunções exigidas para se encaixar no perfil da empresa.

Bianchi e Alvarenga (2003) destacam a função do Secretário também para aprender a analisar o mercado, definir sua missão, ter objetivos e reconhecê-los em seu trabalho, ter planos de ação e, certamente, agir com ética.

Mas, afinal quais são as competências exigidas para o profissional de Secretariado, para que de fato se insira no mercado de trabalho?

Com base no artigo art. 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, abordado por Portela e Schumacher (2006, p. 28) que rege este profissional, percebe-se que o Secretário Executivo é um profissional de muitas atribuições, polivalente e, portanto, possuidor de inúmeras competências que podem ser executadas em diferentes funções.

Este artigo enfatiza também as competências que envolvem as técnicas secretariais e gerenciais, merecendo destaque a importâncias do domínio em idioma estrangeiro.

Já algumas competências que o Secretário Executivo deve possuir, são acima de tudo valores, características intrínsecas, como por exemplo: agir com ética, lealdade e dignidade, ter bom senso e equilíbrio emocional, ser responsável, discreto, criativo e organizado, ter iniciativa, agir com cautela, etc. São características próprias, que esses profissionais devem preservar. Assim como, também se destacam algumas atitudes que devem estar sempre presentes no comportamento desse profissional: ser gentil e atencioso com todas as pessoas, saber ouvir, ser pontual e assíduo no trabalho, cooperar com sua equipe, mostrar interesse pelo que faz, entre outras atitudes a serem executadas pelo Secretário Executivo assim como a qualquer outro profissional competente.

3. ANÁLISE E DISCUSSÃO DE DADOS

O curso de Secretariado Executivo foi criado pela Resolução de nº 095/94 - Conselho Universitário de 09 de maio de 1994 e reconhecido pelo MEC pela portaria nº 1382 de 22/04/2005. O curso oferece 35 vagas anuais, funcionando no turno da noite, e até a presente data, o número de alunos matriculados é de 146, e já se formaram 173 Secretários Executivos. Este curso tem como objetivo formar profissionais qualificados para o mercado de trabalho, promovendo assim a melhoria de gestão e desenvolvimento das empresas privadas, organizações governamentais e não governamentais.

Diante disso, os alunos egressos deste curso representados por 10% dos entrevistados auxiliaram na pesquisa respondendo a entrevistas não-estruturadas, onde apresentava questões concernentes às competências deste profissional. A partir dos diálogos feitos pode-se discutir e analisar algumas variáveis que se destacaram nas respostas dos entrevistados e tecer algumas considerações acerca das mesmas.

A priori, percebeu-se que o curso oferece oportunidades para que seus acadêmicos se insiram no mercado durante seu processo de formação, pois 41% dos egressos já trabalhavam em algum cargo afim, onde puderam desenvolver suas competências e posteriormente exercer, realmente, a função de Secretário Executivo. Enquanto que 53% conseguiram se inserir no mercado de trabalho logo após sua formação, e apenas 6% foram os que demoraram mais tempo para serem absorvidos pelo mercado. Notou-se também que 58% dos egressos do curso de Secretariado Executivo atuam de fato na sua área de formação, e os demais trabalham em funções onde exercem atividades inerentes a profissão de Secretariado.

No que diz respeito às competências elencadas na entrevista notou-se que 41% dos entrevistados exercem todas as competências exigidas no Projeto Político Pedagógico do curso.

Porém a competência, coleta de dados e elaboração de relatório, que é de grande importância, foi detectada como deficiência, pois, dentre as respostas negativas, essa competência obteve 53%, por não ser uma atividade rotineira da organização. Com 20% das respostas negativas, os entrevistados responderam que possuem pouca visão geral da organização, isso se deve pelo pouco tempo em exercício na empresa, esta competência é de suma importância para o Secretário, uma vez que o mesmo deve conhecer a empresa amplamente, e mais específica a sua função. O uso do raciocínio lógico, crítico e analítico também apareceram entres as respostas negativas, com 13%, em decorrência de não ser necessário o seu uso nas atividades desempenhadas pelos entrevistados. E por fim, ambas com 7% das respostas negativas, estavam as competências de Adaptação a diferentes chefias e Transmissão e Difusão da Informação, notou-se dificuldade na execução dessas competências por parte dos entrevistados.

No que se diz respeito ao aproveitamento do potencial dos entrevistados, notou-se que 59% acreditam que seu potencial não está sendo aproveitado, isso se deve a vários fatores, dentre eles o principal foi a falta de autonomia do mesmo dentro de seu ambiente de trabalho, ou seja, a falta de liberdade para a execução de todas as competências adquiridas na sua formação e 41% foram os que acreditam que seu potencial está sendo bem aproveitado pela organização onde trabalha.

Em relação às condições e estímulos proporcionados pela organização, constatou-se que 53% dos egressos consideraram que a empresa lhe oferece todas as condições para o desempenho de suas competências, sendo que todos eles desempenham suas atividades na Universidade Federal de Roraima. Já a outra parte (47%), que não está satisfeita, está inserida em outras entidades públicas, e alegam falta de incentivos e condições, gerando a sua desmotivação.

Os entrevistados acreditam que poderiam ser mais bem aproveitados exercendo outras funções para a qual possuem competências, destacaram também a importância do treinamento, capacitação e qualificação. Um dos entrevistados destacou ainda a importância do profissional colocar em evidências suas competências, e não só esperar que a empresa reconheça suas habilidades, o profissional deve ter iniciativa para seu próprio estímulo e motivação, lembrando que o mesmo deve gostar do que faz para se sentir realizado profissionalmente.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Secretário Executivo é um profissional que possui inúmeras competências e habilidades que são de suma importância para as atividades que desenvolve, elas ainda permitem sua atuação em diversas áreas administrativas e secretariais o que torna este profissional polivalente. As competências do Secretário vão desde a elaboração e arquivamento de documentos (técnicas secretariais) até a gestão de pessoas e assessoramento de executivos.

O mercado de trabalho atual desse profissional está cada vez mais exigente, porém ainda restrito em Boa Vista, pois o mercado privado ainda não possui suporte necessário para absorver esse profissional, que em sua maioria é contratado pelo setor público do Estado. Espera-se que o mercado boa-vistense vislumbre a importância desse profissional e passe a valorizá-lo, pois este merece mais destaque, já que possui todas as competências necessárias para atuar na sua área.

Fonte: http://www.ufrr.br/coordenadoria-de-imprensa/artigos/as-competencias-dosecretariado

- executivo-desafios-para-o-mercado-de-boa-vista-rr

AS COMPETÊNCIAS DO SECRETARIADO EXECUTIVO:

DESAFIOS PARA O MERCADO DE BOA VISTA – RR

Por Antônia Lúcia dos Reis da Silva*; Edna Carvalho de Matos*; Eweline Mikaely Gomes

Monteiro*; Maria Ivone Alves da Silva**; Raiane Ferreira Pereira*; Silvia Rafaela Marques Vieira*

1. INTRODUÇÃO

A emergência da noção de competência é um fato presente nas discussões acerca da formação escolar, acadêmica e, sobretudo na formação profissional. Porém, tentar definir esse termo é, tanto quanto desafiador, uma vez que os próprios especialistas ou pesquisadores manifestam as mesmas dificuldades para expressar um conceito de competência, tendo em vista a grande polissemia desse termo.

A análise que se propõe baseou-se em atualizar a discussão sobre competência a partir dos legados de contribuições, geralmente centrados na experiência francesa. Em primeiro lugar tentou-se mitigar algumas dúvidas referentes às concepções de competência no campo profissional, assim como diferenciá-las de desempenho ou habilidades, ou seja, “o que eu sei” do “o que eu faço”.

A partir disso, este estudo deu ênfase às competências necessárias para a atuação do profissional de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Roraima (UFRR), no mercado de trabalho de Boa Vista, uma vez que a atuação daquele profissional depende, à priori, de três fatores inter-relacionados: a formação acadêmica, a experiência profissional e as competências a serem desenvolvidas no ambiente organizacional.

Como instrumento metodológico utilizou-se o Projeto Político Pedagógico do curso de Secretariado Executivo da UFRR que foi aprovado pela Resolução nº006/03-CEP em 26 de fevereiro de 2003 e tem como principal objetivo fornecer elementos teóricos e didático/pedagógicos que possibilitem ao Secretário Executivo atuar de acordo com os padrões estabelecidos pela ciência administrativa.

Por fim, como base para discussão das competências do profissional de Secretariado Executivo, tema proposto neste artigo, utilizamos como metodologia a análise descritiva dos dados coletados através de entrevistas não-estruturadas com egressos do curso de Secretariado Executivo da UFRR que estão no mercado de Boa Vista-RR.

2. COMPETÊNCIAS PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO

No mundo dos negócios, na nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é fundamental para a descentralização de poder, surge um profissional que assimila responsabilidades e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos. Este profissional é o Secretário Executivo, e conforme Medeiros (2004) o mesmo deve ser mais do que uma pessoa responsável por atender telefonemas, digitar documentos e manter os arquivos conservados.

O Secretário Executivo é acima de tudo, a ponte entre os que se localizam no nível estratégico, responsáveis pela tomada de decisões, e o nível operacional, onde se executem as tarefas. Assim, se o Secretário Executivo tiver que assessorar um executivo financeiro, terá que informar-se dessa área, assim como, se for assessora de um advogado. É neste sentido que o profissional Secretário Executivo, segundo Garcia (2002) deve assimilar aptidões técnicas ou competências, durante seu processo de formação, para ter bom desempenho na execução de suas atividades. Para isso o Secretário deve acompanhar o processo de mudança organizacional adaptando-se às multifunções exigidas para se encaixar no perfil da empresa.

Bianchi e Alvarenga (2003) destacam a função do Secretário também para aprender a analisar o mercado, definir sua missão, ter objetivos e reconhecê-los em seu trabalho, ter planos de ação e, certamente, agir com ética.

Mas, afinal quais são as competências exigidas para o profissional de Secretariado, para que de fato se insira no mercado de trabalho?

Com base no artigo art. 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, abordado por Portela e Schumacher (2006, p. 28) que rege este profissional, percebe-se que o Secretário Executivo é um profissional de muitas atribuições, polivalente e, portanto, possuidor de inúmeras competências que podem ser executadas em diferentes funções.

Este artigo enfatiza também as competências que envolvem as técnicas secretariais e gerenciais, merecendo destaque a importâncias do domínio em idioma estrangeiro.

Já algumas competências que o Secretário Executivo deve possuir, são acima de tudo valores, características intrínsecas, como por exemplo: agir com ética, lealdade e dignidade, ter bom senso e equilíbrio emocional, ser responsável, discreto, criativo e organizado, ter iniciativa, agir com cautela, etc. São características próprias, que esses profissionais devem preservar. Assim como, também se destacam algumas atitudes que devem estar sempre presentes no comportamento desse profissional: ser gentil e atencioso com todas as pessoas, saber ouvir, ser pontual e assíduo no trabalho, cooperar com sua equipe, mostrar interesse pelo que faz, entre outras atitudes a serem executadas pelo Secretário Executivo assim como a qualquer outro profissional competente.

3. ANÁLISE E DISCUSSÃO DE DADOS

O curso de Secretariado Executivo foi criado pela Resolução de nº 095/94 - Conselho Universitário de 09 de maio de 1994 e reconhecido pelo MEC pela portaria nº 1382 de 22/04/2005. O curso oferece 35 vagas anuais, funcionando no turno da noite, e até a presente data, o número de alunos matriculados é de 146, e já se formaram 173 Secretários Executivos. Este curso tem como objetivo formar profissionais qualificados para o mercado de trabalho, promovendo assim a melhoria de gestão e desenvolvimento das empresas privadas, organizações governamentais e não governamentais.

Diante disso, os alunos egressos deste curso representados por 10% dos entrevistados auxiliaram na pesquisa respondendo a entrevistas não-estruturadas, onde apresentava questões concernentes às competências deste profissional. A partir dos diálogos feitos pode-se discutir e analisar algumas variáveis que se destacaram nas respostas dos entrevistados e tecer algumas considerações acerca das mesmas.

A priori, percebeu-se que o curso oferece oportunidades para que seus acadêmicos se insiram no mercado durante seu processo de formação, pois 41% dos egressos já trabalhavam em algum cargo afim, onde puderam desenvolver suas competências e posteriormente exercer, realmente, a função de Secretário Executivo. Enquanto que 53% conseguiram se inserir no mercado de trabalho logo após sua formação, e apenas 6% foram os que demoraram mais tempo para serem absorvidos pelo mercado. Notou-se também que 58% dos egressos do curso de Secretariado Executivo atuam de fato na sua área de formação, e os demais trabalham em funções onde exercem atividades inerentes a profissão de Secretariado.

No que diz respeito às competências elencadas na entrevista notou-se que 41% dos entrevistados exercem todas as competências exigidas no Projeto Político Pedagógico do curso.

Porém a competência, coleta de dados e elaboração de relatório, que é de grande importância, foi detectada como deficiência, pois, dentre as respostas negativas, essa competência obteve 53%, por não ser uma atividade rotineira da organização. Com 20% das respostas negativas, os entrevistados responderam que possuem pouca visão geral da organização, isso se deve pelo pouco tempo em exercício na empresa, esta competência é de suma importância para o Secretário, uma vez que o mesmo deve conhecer a empresa amplamente, e mais específica a sua função. O uso do raciocínio lógico, crítico e analítico também apareceram entres as respostas negativas, com 13%, em decorrência de não ser necessário o seu uso nas atividades desempenhadas pelos entrevistados. E por fim, ambas com 7% das respostas negativas, estavam as competências de Adaptação a diferentes chefias e Transmissão e Difusão da Informação, notou-se dificuldade na execução dessas competências por parte dos entrevistados.

No que se diz respeito ao aproveitamento do potencial dos entrevistados, notou-se que 59% acreditam que seu potencial não está sendo aproveitado, isso se deve a vários fatores, dentre eles o principal foi a falta de autonomia do mesmo dentro de seu ambiente de trabalho, ou seja, a falta de liberdade para a execução de todas as competências adquiridas na sua formação e 41% foram os que acreditam que seu potencial está sendo bem aproveitado pela organização onde trabalha.

Em relação às condições e estímulos proporcionados pela organização, constatou-se que 53% dos egressos consideraram que a empresa lhe oferece todas as condições para o desempenho de suas competências, sendo que todos eles desempenham suas atividades na Universidade Federal de Roraima. Já a outra parte (47%), que não está satisfeita, está inserida em outras entidades públicas, e alegam falta de incentivos e condições, gerando a sua desmotivação.

Os entrevistados acreditam que poderiam ser mais bem aproveitados exercendo outras funções para a qual possuem competências, destacaram também a importância do treinamento, capacitação e qualificação. Um dos entrevistados destacou ainda a importância do profissional colocar em evidências suas competências, e não só esperar que a empresa reconheça suas habilidades, o profissional deve ter iniciativa para seu próprio estímulo e motivação, lembrando que o mesmo deve gostar do que faz para se sentir realizado profissionalmente.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Secretário Executivo é um profissional que possui inúmeras competências e habilidades que são de suma importância para as atividades que desenvolve, elas ainda permitem sua atuação em diversas áreas administrativas e secretariais o que torna este profissional polivalente. As competências do Secretário vão desde a elaboração e arquivamento de documentos (técnicas secretariais) até a gestão de pessoas e assessoramento de executivos.

O mercado de trabalho atual desse profissional está cada vez mais exigente, porém ainda restrito em Boa Vista, pois o mercado privado ainda não possui suporte necessário para absorver esse profissional, que em sua maioria é contratado pelo setor público do Estado. Espera-se que o mercado boa-vistense vislumbre a importância desse profissional e passe a valorizá-lo, pois este merece mais destaque, já que possui todas as competências necessárias para atuar na sua área.

Fonte: http://www.ufrr.br/coordenadoria-de-imprensa/artigos/as-competencias-dosecretariado

- executivo-desafios-para-o-mercado-de-boa-vista-rr

AS COMPETÊNCIAS DO SECRETARIADO EXECUTIVO:

DESAFIOS PARA O MERCADO DE BOA VISTA – RR

Por Antônia Lúcia dos Reis da Silva*; Edna Carvalho de Matos*; Eweline Mikaely Gomes

Monteiro*; Maria Ivone Alves da Silva**; Raiane Ferreira Pereira*; Silvia Rafaela Marques Vieira*

1. INTRODUÇÃO

A emergência da noção de competência é um fato presente nas discussões acerca da formação escolar, acadêmica e, sobretudo na formação profissional. Porém, tentar definir esse termo é, tanto quanto desafiador, uma vez que os próprios especialistas ou pesquisadores manifestam as mesmas dificuldades para expressar um conceito de competência, tendo em vista a grande polissemia desse termo.

A análise que se propõe baseou-se em atualizar a discussão sobre competência a partir dos legados de contribuições, geralmente centrados na experiência francesa. Em primeiro lugar tentou-se mitigar algumas dúvidas referentes às concepções de competência no campo profissional, assim como diferenciá-las de desempenho ou habilidades, ou seja, “o que eu sei” do “o que eu faço”.

A partir disso, este estudo deu ênfase às competências necessárias para a atuação do profissional de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Roraima (UFRR), no mercado de trabalho de Boa Vista, uma vez que a atuação daquele profissional depende, à priori, de três fatores inter-relacionados: a formação acadêmica, a experiência profissional e as competências a serem desenvolvidas no ambiente organizacional.

Como instrumento metodológico utilizou-se o Projeto Político Pedagógico do curso de Secretariado Executivo da UFRR que foi aprovado pela Resolução nº006/03-CEP em 26 de fevereiro de 2003 e tem como principal objetivo fornecer elementos teóricos e didático/pedagógicos que possibilitem ao Secretário Executivo atuar de acordo com os padrões estabelecidos pela ciência administrativa.

Por fim, como base para discussão das competências do profissional de Secretariado Executivo, tema proposto neste artigo, utilizamos como metodologia a análise descritiva dos dados coletados através de entrevistas não-estruturadas com egressos do curso de Secretariado Executivo da UFRR que estão no mercado de Boa Vista-RR.

2. COMPETÊNCIAS PARA O SECRETÁRIO EXECUTIVO

No mundo dos negócios, na nova era da administração, na qual a delegação de tarefas é fundamental para a descentralização de poder, surge um profissional que assimila responsabilidades e domina as habilidades de assessoramento de grandes executivos. Este profissional é o Secretário Executivo, e conforme Medeiros (2004) o mesmo deve ser mais do que uma pessoa responsável por atender telefonemas, digitar documentos e manter os arquivos conservados.

O Secretário Executivo é acima de tudo, a ponte entre os que se localizam no nível estratégico, responsáveis pela tomada de decisões, e o nível operacional, onde se executem as tarefas. Assim, se o Secretário Executivo tiver que assessorar um executivo financeiro, terá que informar-se dessa área, assim como, se for assessora de um advogado. É neste sentido que o profissional Secretário Executivo, segundo Garcia (2002) deve assimilar aptidões técnicas ou competências, durante seu processo de formação, para ter bom desempenho na execução de suas atividades. Para isso o Secretário deve acompanhar o processo de mudança organizacional adaptando-se às multifunções exigidas para se encaixar no perfil da empresa.

Bianchi e Alvarenga (2003) destacam a função do Secretário também para aprender a analisar o mercado, definir sua missão, ter objetivos e reconhecê-los em seu trabalho, ter planos de ação e, certamente, agir com ética.

Mas, afinal quais são as competências exigidas para o profissional de Secretariado, para que de fato se insira no mercado de trabalho?

Com base no artigo art. 4º da Lei Nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, abordado por Portela e Schumacher (2006, p. 28) que rege este profissional, percebe-se que o Secretário Executivo é um profissional de muitas atribuições, polivalente e, portanto, possuidor de inúmeras competências que podem ser executadas em diferentes funções.

Este artigo enfatiza também as competências que envolvem as técnicas secretariais e gerenciais, merecendo destaque a importâncias do domínio em idioma estrangeiro.

Já algumas competências que o Secretário Executivo deve possuir, são acima de tudo valores, características intrínsecas, como por exemplo: agir com ética, lealdade e dignidade, ter bom senso e equilíbrio emocional, ser responsável, discreto, criativo e organizado, ter iniciativa, agir com cautela, etc. São características próprias, que esses profissionais devem preservar. Assim como, também se destacam algumas atitudes que devem estar sempre presentes no comportamento desse profissional: ser gentil e atencioso com todas as pessoas, saber ouvir, ser pontual e assíduo no trabalho, cooperar com sua equipe, mostrar interesse pelo que faz, entre outras atitudes a serem executadas pelo Secretário Executivo assim como a qualquer outro profissional competente.

3. ANÁLISE E DISCUSSÃO DE DADOS

O curso de Secretariado Executivo foi criado pela Resolução de nº 095/94 - Conselho Universitário de 09 de maio de 1994 e reconhecido pelo MEC pela portaria nº 1382 de 22/04/2005. O curso oferece 35 vagas anuais, funcionando no turno da noite, e até a presente data, o número de alunos matriculados é de 146, e já se formaram 173 Secretários Executivos. Este curso tem como objetivo formar profissionais qualificados para o mercado de trabalho, promovendo assim a melhoria de gestão e desenvolvimento das empresas privadas, organizações governamentais e não governamentais.

Diante disso, os alunos egressos deste curso representados por 10% dos entrevistados auxiliaram na pesquisa respondendo a entrevistas não-estruturadas, onde apresentava questões concernentes às competências deste profissional. A partir dos diálogos feitos pode-se discutir e analisar algumas variáveis que se destacaram nas respostas dos entrevistados e tecer algumas considerações acerca das mesmas.

A priori, percebeu-se que o curso oferece oportunidades para que seus acadêmicos se insiram no mercado durante seu processo de formação, pois 41% dos egressos já trabalhavam em algum cargo afim, onde puderam desenvolver suas competências e posteriormente exercer, realmente, a função de Secretário Executivo. Enquanto que 53% conseguiram se inserir no mercado de trabalho logo após sua formação, e apenas 6% foram os que demoraram mais tempo para serem absorvidos pelo mercado. Notou-se também que 58% dos egressos do curso de Secretariado Executivo atuam de fato na sua área de formação, e os demais trabalham em funções onde exercem atividades inerentes a profissão de Secretariado.

No que diz respeito às competências elencadas na entrevista notou-se que 41% dos entrevistados exercem todas as competências exigidas no Projeto Político Pedagógico do curso.

Porém a competência, coleta de dados e elaboração de relatório, que é de grande importância, foi detectada como deficiência, pois, dentre as respostas negativas, essa competência obteve 53%, por não ser uma atividade rotineira da organização. Com 20% das respostas negativas, os entrevistados responderam que possuem pouca visão geral da organização, isso se deve pelo pouco tempo em exercício na empresa, esta competência é de suma importância para o Secretário, uma vez que o mesmo deve conhecer a empresa amplamente, e mais específica a sua função. O uso do raciocínio lógico, crítico e analítico também apareceram entres as respostas negativas, com 13%, em decorrência de não ser necessário o seu uso nas atividades desempenhadas pelos entrevistados. E por fim, ambas com 7% das respostas negativas, estavam as competências de Adaptação a diferentes chefias e Transmissão e Difusão da Informação, notou-se dificuldade na execução dessas competências por parte dos entrevistados.

No que se diz respeito ao aproveitamento do potencial dos entrevistados, notou-se que 59% acreditam que seu potencial não está sendo aproveitado, isso se deve a vários fatores, dentre eles o principal foi a falta de autonomia do mesmo dentro de seu ambiente de trabalho, ou seja, a falta de liberdade para a execução de todas as competências adquiridas na sua formação e 41% foram os que acreditam que seu potencial está sendo bem aproveitado pela organização onde trabalha.

Em relação às condições e estímulos proporcionados pela organização, constatou-se que 53% dos egressos consideraram que a empresa lhe oferece todas as condições para o desempenho de suas competências, sendo que todos eles desempenham suas atividades na Universidade Federal de Roraima. Já a outra parte (47%), que não está satisfeita, está inserida em outras entidades públicas, e alegam falta de incentivos e condições, gerando a sua desmotivação.

Os entrevistados acreditam que poderiam ser mais bem aproveitados exercendo outras funções para a qual possuem competências, destacaram também a importância do treinamento, capacitação e qualificação. Um dos entrevistados destacou ainda a importância do profissional colocar em evidências suas competências, e não só esperar que a empresa reconheça suas habilidades, o profissional deve ter iniciativa para seu próprio estímulo e motivação, lembrando que o mesmo deve gostar do que faz para se sentir realizado profissionalmente.

4. CONSIDERAÇÕES FINAIS

O Secretário Executivo é um profissional que possui inúmeras competências e habilidades que são de suma importância para as atividades que desenvolve, elas ainda permitem sua atuação em diversas áreas administrativas e secretariais o que torna este profissional polivalente. As competências do Secretário vão desde a elaboração e arquivamento de documentos (técnicas secretariais) até a gestão de pessoas e assessoramento de executivos.

O mercado de trabalho atual desse profissional está cada vez mais exigente, porém ainda restrito em Boa Vista, pois o mercado privado ainda não possui suporte necessário para absorver esse profissional, que em sua maioria é contratado pelo setor público do Estado. Espera-se que o mercado boa-vistense vislumbre a importância desse profissional e passe a valorizá-lo, pois este merece mais destaque, já que possui todas as competências necessárias para atuar na sua área.

Fonte: http://www.ufrr.br/coordenadoria-de-imprensa/artigos/as-competencias-dosecretariado

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